Що таке VoIP-телефонія та кому без неї не обійтися

Не всі знають, що таке VoIP-телефонія, тому часто втрачають можливість заощадити витрати на зв’язок. Телефонія через Інтернет дозволяє дистанційно працювати з клієнтами або діловими партнерами, а також користуватися іншим функціоналом, який складно чи дорого організувати за допомогою звичного стаціонарного або мобільного зв’язку.

Як працює сервіс

За допомогою технології VoIP (Voice over Internet Protocol, або “голос по інтернет-протоколу”) голосове повідомлення перетворюється на цифровий сигнал і може передаватися через інтернет-кабель. Це дозволяє здійснювати дзвінки не тільки з телефонів, але й з комп’ютера, ноутбука, планшета, а також інших пристроїв, які мають доступ до мережі.

Розглянемо, як працює VoIP-телефонія:

1. Чоловік набирає номер. Після того як з’єднання встановлено, починає говорити.
2. Спеціальний пристрій перетворює голос на цифровий сигнал і передає його по SIP-протоколу на апарат абонента, що приймає.
3. Приймаючий апарат отримує цифровий сигнал і перетворює його на звукове повідомлення.

Докладніше про те, що таке SIP-протокол і як він працює, ми писали у цій статті

Передача та прийом інформації відбувається миттєво, а здійснювати дзвінок можна з будь-якого пристрою, що має вихід в Інтернет та підключений номер VoIP.

Для чого потрібний номер VoIP

VoIP є одним з різновидів IP-телефонії, що дозволяє здійснювати дзвінки не за допомогою звичайної АТС, а через Інтернет. Якщо коротко відповісти на запитання, що таке VoIP-номер, то це номер, що працює від хмарної телефонної станції та не прив’язаний до певної місцевості або телефонного пристрою. Це дозволяє значно розширити можливості мережі.

Таку можливість широко використовують різноманітні компанії. Розглянемо, для чого використовується VoIP-номер у бізнесі:

• Зниження витрат на послуги операторів та роумінг. З’являється можливість узгоджувати роботу організації, навіть якщо офіси знаходяться у різних регіонах, дзвонити як на міські, так і мобільні пристрої. Вартість дзвінків буде нижчою через відсутність роумінгу та додаткову оплату операторам.
• Розширення можливостей. Переадресація дзвінків дозволяє швидше працювати з клієнтами або діловими партнерами, записувати розмови та проводити онлайн-конференції в режимі реального часу.
• Дзвінки із будь-якої точки країни. Цей функціонал підійде як для керівництва, так і для співробітників, які змушені часто їздити у відрядження. Людина будь-якої миті може отримати доступ до всіх опцій сервісу і при цьому не доплачувати за географічну віддаленість.
• Збір даних завдяки інтеграції із CRM-системами. Це дозволяє проаналізувати діяльність співробітників та роботу фірми в цілому, скласти статистику та вжити заходів для покращення показників.

VoIP-телефонія — це чудова допомога у веденні бізнесу. Сервіс дає можливість налаштувати дзвінки так, щоб VIP-клієнти отримували відповіді в першу чергу, розподілити навантаження дзвінків між операторами та навіть автоматизувати відповіді. Остання функція затребувана, коли той, хто дзвонить, хоче отримати відповідь на одне з часто задаваних питань. Це заощаджує час і абоненту, і операторам компанії.

Дізнайтеся, яке обладнання потрібне для IP-телефонії за цим посиланням

Однак VoIP-номер — це не тільки засіб для просування бізнесу, він може бути необхідним і фізичним особам. З його допомогою можна недорого зателефонувати до будь-якої точки країни, а також переадресувати прийом дзвінків інші пристрої зв’язку або налаштувати автовідповідач

Переваги віртуальної АТС у тому, що вона не вимагає встановлення складного громіздкого обладнання, а послуги хмарного зв’язку коштують дешевше, ніж звичайному. Можна підключити послугу до будь-якого телефону або комп’ютера. Додатковий плюс — сервіс багатофункціональний, тому його можна налаштувати під розв’язання різноманітних комунікаційних завдань.

VoIP-телефонія являє собою заміну звичайних телефонів. Це робоча платформа для голосового зв’язку через інтернет, яку можна гнучко налаштувати під конкретні процеси бізнесу. Багато компаній вже використовують голос через мережу заради зручності і ясності в комунікаціях. Основні напрямки застосування:

1. Економія на зв’язку. Переговори між містами та країнами проходять мережею, тому рахунки виявляються набагато меншими, ніж під час традиційних міжміських дзвінках. Для філій або команд, що працюють з різних регіонів, це означає один корпоративний номер і передбачувані витрати замість безлічі окремих ліній.
2. Оптимізація комунікацій. Система вміє направляти дзвінок до потрібного співробітника — за навичками, завантаженням або заданим розкладом. Якщо всі оператори зайняті, клієнту запропонують передзвонити пізніше або залишити заявку, а важливі дзвінки потраплять до пріоритетного менеджера.
3. Інтеграція з CRM і облік взаємодій. Дзвінок автоматично прив’язується до картки клієнта. Запис розмови зберігається, історію видно в профілі, менеджер отримує підказки перед відповіддю. Це дозволяє швидше закривати угоди й простіше розібрати спірні ситуації за фактом спілкування.
4. Підтримка віддаленої та мобільної роботи. Співробітник вдома або у відрядженні використовує той же робочий номер через додаток на телефоні або ноутбуці. Зовнішній вигляд виклику у клієнта не змінюється — компанія зберігає впізнаваний контакт та не втрачає зв’язок з командою.
5. Автоматизація процесів. Голосові меню, автовідповідачі, сценарії обробки звернень і пріоритети для ключових клієнтів економлять час операторів. Операції, що повторюються, виконуються автоматично.

IP-телефонія надає компанії зручний набір інструментів. Для малого бізнесу — це спосіб виглядати професійніше та витрачати менше часу на розмови. Для великих структур — можливість утримувати якість сервісу за високого навантаження.

У чому відмінності різних видів телефонії

IP-телефонія — будь-який голосовий зв’язок зі звуком, переведеним в цифрові пакети та відправленим мережею. Сюди входять локальні сервери, гібридні конструкції зі шлюзами, хмарні сервіси та протоколи, які керують дзвінками. Головна особливість — цифрова передача голосу й можливість інтеграції з іншими сервісами (CRM, система обліку тощо). Від IP походять різні підвиди та моделі розгортання.

VoIP дозволяє перетворити голос в пакети, переслати їх мережею та зібрати назад на стороні одержувача. Часто зустрічаються терміни SIP і RTP — вони описують, як встановлюється з’єднання та передається сам аудіопотік. У фахівця під поняттям VoIP можуть бути SIP-телефони, софтфони на комп’ютері й медіашлюзи для зв’язку зі звичайною телефонною мережею. Особливість в гнучкості — можна точно налаштовувати кодеки, пріоритет трафіку та маршрути дзвінків.

Хмарна телефонія — модель сервісу, де АТС зберігається у провайдера. Він тримає логіку дзвінків, маршрутизацію, записи розмов і панель управління на своїх серверах, а компанія підключається через інтернет. Голос йде через VoIP, але сама розгорнута АТС та адміністрування належать сторонньому сервісу. Завдяки цьому запуск роботи відбувається швидше, адміністрування йде через вебінтерфейс, а масштабування відбувається в міру зростання команди.

Різниця за ключовими параметрами:

Вибір залежить від цілей компанії та обсягу роботи.

Як працює VoIP: переваги для бізнесу

Раніше телефонна мережа в офісі означала коробку АТС на стіні, кабелі, окремого фахівця та постійні витрати. Тепер все в одному сервісі — VoIP. Ця технологія надає бізнесу гнучкість, аналітику й контроль над спілкуванням з клієнтами.

Економія

Голос проходить через інтернет, тому немає великих рахунків за дзвінки між містами та країнами. Відпадає необхідність купувати власне обладнання й тягнути нові лінії між офісами. Для молодої компанії — це шанс почати працювати «по-дорослому» без значних вкладень, для великої — спосіб зменшити витрати на зв'язок.

Гнучкість

Сервіс VoIP можна налаштувати під конкретні сценарії — роздати співробітникам внутрішні номери, поставити переадресацію на мобільні телефони, включити багатоканальність, додати голосове меню або вітання. Наприклад, дзвінок на загальний номер може автоматично потрапити до вільного менеджера або до фахівця з певної послуги. Клієнт швидше отримує відповідь, а співробітники менше перевантажуються.

Масштабованість

Досить підключити телефон або встановити додаток — і людина вже в системі. Не потрібно купувати додатковий комутатор або чекати приїзду монтажників. Це дозволяє в будь-який момент масштабувати відділ продажів або підтримки.

Додаткові функції

У номери телефону VoIP вбудовані запис дзвінків, статистика, звіти, конференції, інтеграції з CRM та месенджерами. Керівник бачить реальну картину спілкування з замовниками, а менеджер отримує спливаючу картку клієнта відразу під час виклику. Ці інструменти допомагають краще навчати персонал, відстежувати ефективність роботи та підвищувати рівень сервісу.

Підтримка мобільності

VoIP не прив'язаний до конкретного офісу. Працівник може приймати дзвінки з дому, коворкінгу чи іншої країни. Клієнту видно знайомий номер компанії. В результаті бізнес завжди на зв'язку, а команда може працювати в зручному форматі.

VoIP — це гнучка послуга, яку варто вибрати, оскільки вона зростає разом із бізнесом. Вона підлаштовується під процеси, а також допомагає у спілкуванні з клієнтами та партнерами.

Які стандарти та протоколи VoIP: варіанти обладнання

Базовий мінімум для VoIP-телефонії:

• інтернет-канал — стабільний зв'язок з достатньою пропускною здатністю і низькою затримкою; 
• пристрій для дзвінків — підійде IP-телефон, комп'ютер з софтфоном або мобільний гаджет з відповідним додатком (головне — підтримка SIP або іншого використовуваного протоколу).

Популярні моделі VoIP-телефонів

Є декілька популярних моделей VoIP-телефонів — Yealink, Cisco, Grandstream. Вони відрізняються низкою переваг. Апаратні телефони зі зручною клавіатурою та екраном стабільні та прості в налаштуванні. Сучасні моделі підтримують PoE. Бізнес-версії пропонують розширені функції — декілька ліній, конференції, блютуз-гарнітури.

Програмне забезпечення

Програмне забезпечення (софтфони) ставлять на ПК або мобільний — дзвінки йдуть через додаток. Вони зручні для гнучкої роботи — можна підключатися вдома або в поїздці. Такі моделі пропонують запис розмов, переведення в конференцію або інтеграції з CRM. Софтфон — хороший вибір для віддалених співробітників.

Додаткове обладнання

Для стабільного зв'язку також використовують додаткове обладнання:

• гарнітура з хорошим мікрофоном і шумозаглушенням;
• роутер з підтримкою QoS, щоб пріоритезувати голосовий трафік;
• комутатори з PoE для живлення IP-телефонів;
• під час підключення старої АТС — шлюзи для аналогових ліній.

Ці елементи підвищують якість розмови та зменшують переривання.

Порівняння: використання хмарної АТС проти встановлення власної інфраструктури

Хмарну АТС можна швидко підключити, не купуючи сервери, і платити за моделлю підписки. Провайдер бере на себе оновлення та доступність, масштабування проходить після натискання кнопки. Підходить для стартапів, філій і команд, яким важлива проста експлуатація.

Власна інфраструктура надає повний контроль над налаштуваннями, зберіганням даних та безпекою. Але потрібні фахівці для підтримки, інвестиції в обладнання та його резервування. Таке рішення актуально для компаній із суворими вимогами до захисту даних або з великим внутрішнім кол-центром.

Підключення та налаштування VoIP-телефонії

Для підключення VoIP номера телефону важливо правильно підійти до вибору провайдера і налаштування системи. Від цього залежить якість дзвінків та зручність роботи співробітників.

Вибір провайдера

Під час підбору сервісу варто враховувати декілька факторів:

• вартість тарифів і приховані платежі;
• набір функцій — від простої телефонії до інтеграцій з CRM;
• якість технічної підтримки та доступність 24/7;
• наявність мобільних додатків і особистого кабінету.

Провайдер повинен бути надійним, зі зрозумілими умовами й прозорим ціноутворенням. Все це в Україні надає компанія Stream Telecom.

Процес реєстрації

Для реєстрації першочергово потрібно вибрати номер — міський, мобільний або регіональний. Далі налаштовується переадресація дзвінків на співробітників або відділи. Потім створюється підключення до хмарної АТС. Після активації облікового запису можна приймати і здійснювати дзвінки.

Налаштування додаткових функцій

Щоб телефонія працювала ефективніше, підключають голосове меню (IVR) для розподілу звернень, автовідповідач із записом повідомлень та гнучку маршрутизацію дзвінків за часом, відділами або правилами. Ці інструменти допомагають автоматизувати обробку дзвінків та зменшити навантаження на операторів.

Інтеграція з CRM та іншими системами

Інтеграція здійснюється покроково:

• Підключається модуль телефонії або встановлюється плагін.
• Вводяться дані облікового запису провайдера.
• Перевіряється коректність з'єднання.
• Тестуються вхідні та вихідні дзвінки.

Після налаштування дзвінки відображаються в CRM та фіксуються в картках клієнтів.

Поради щодо оптимізації

Головне для стабільної роботи VoIP дзвінків — виділений інтернет-канал з низькою затримкою. Також важлива наявність якісної гарнітури для зниження шуму. Додатково слід подбати про періодичне оновлення прошивок обладнання та додатків. Така оптимізація забезпечує чистий звук і безперебійну роботу телефонії.

Кому потрібна і які завдання вирішує VoIP-Телефонія

VoIP-сервіс — бюджетний та гнучкий варіант зв'язку. Він підходить для різних завдань — від великого офісу до приватного користувача.

Бізнес

У бізнесі Войп використовують:

• компанії з філіями — дзвінки між відділеннями йдуть як всередині мережі, так і поза нею;
• кол-центри — легко масштабувати лінії, чергувати дзвінки та архівувати розмови;
• стартапи — номери й маршрути налаштовуються дистанційно, ціна доступна;
• фрилансери — робочий номер на ноутбуці або телефоні.

Так бізнес отримує контроль над потоками дзвінків та економію на тарифах.

Приватні особи

Для приватних осіб під час спілкування з родичами за кордоном вигідні дешеві міжнародні дзвінки. Ще один плюс — не потрібно давати особистий мобільний під час реєстрації в сервісах. Завдяки переадресації і голосовій пошті дзвінки не пропадають, навіть якщо телефону немає під рукою. Крім того, VoIP забезпечує захист від спаму (блокування небажаних номерів і фільтри). В результаті приватні користувачі отримують зручну та зазвичай дешевшу альтернативу традиційного зв'язку.

Приклади застосування

Найбільш часті приклади застосування VoIP:

• інтернет-магазини — обробка замовлень і зворотний зв'язок;
• служби підтримки — черги, IVR та запис розмов;
• міжнародні компанії — єдина телефонія для офісів в різних країнах;
• віддалені команди та фріланс-проєкти — зв'язок без роумінгу;
• служби доставки й таксі — швидкий набір та інтеграція з CRM.

VoIP легко підлаштовується під завдання — від простого голосового зв'язку до складних процесів обробки викликів. 

VoIP — економічна та гнучка альтернатива класичній телефонії. Для бізнесу — менше витрат, просте додавання ліній, інтеграція з CRM. Для приватних користувачів — вигідні міжнародні дзвінки, віртуальні номери та зручна переадресація.

Готові перевірити? Підключіть тестовий номер VoIP від компанії Stream Telecom та оцініть його якість!

Дізнатися додаткову інформацію або контакти провайдера для підключення можна за посиланням https://streamtele.com/uk/contacts_ua/.