Автоматизація обробки заявок: що має відбуватися у перші 5 хвилин після отримання ліда

Автоматизація обробки заявок від клієнтів є одним із найбільш ефективних елементів сучасного онлайн-бізнесу. Компаніям вдається в рази скоротити час виконання процесів лідогенерації та підвищити продуктивність, що позитивно впливає на конверсію та прибутковість. У цій статті ми розповімо про те, яка послідовність подій відбувається під час реалізації автоматизації та які дії виконуються на кожному етапі у перші 5 хвилин після отримання запиту.

Збір нових заявок з різних каналів лідогенерації

На першому етапі виконується автоматичний збір заявок із різних джерел. Алгоритми автоматизовано відстежують появу нових лідів, а потім завантажують необхідні дані для подальшої обробки.

Найбільш поширені канали лідогенерації:

• Рекламні кампанії у соціальних медіа (Facebook, TikTok, Instagram).
• Цільові сторінки та вебформи.
• Email-розсилки.
• Чат-боти та онлайн-чати.

Реалізацію автоматизації ми розглянемо на прикладі можливостей платформи ApiX-Drive. Цей інструмент відрізняється низьким порогом входу та дозволяє створювати інтеграції без спеціальних знань.

Коли потенційний клієнт надсилає заявку через вебформу або лід-форму в соціальній мережі, дані автоматично завантажуються в систему і готові до подальшого трансферу в необхідні робочі інструменти та програми. Таким чином, працівникам компанії не потрібно регулярно моніторити появу нових заявок, які автоматично потрапляють у процес обробки.

Оперативна передача даних у CRM-систему

На другому етапі алгоритми передають контакти та інші відомості про потенційного клієнта до CRM або в інший інструмент для організації даних (наприклад, Google Sheets).

Набір даних, що надсилаються в CRM, найчастіше містить такі відомості:

• Ім’я та прізвище.
• Адреса електронної пошти.
• Номер телефону (який надалі може використовуватися для автоматичного дзвінка через IP-телефонію).
• Деталі замовлення.
• Джерело, звідки надійшла інформація.

Сервіс ApiX-Drive дозволяє не просто передавати інформацію між сервісами в необробленому вигляді, але також виконати ряд операцій з очищення та підготовки даних. Сюди відносяться такі дії:

• Форматування даних.
• Фільтрація даних.
• Реалізація математичних операцій.
• Використання логіки IF/Else.

Завершивши процеси обробки даних, алгоритми автоматично створюють лід/задачу/угоду в CRM. Поява нової сутності в системі також може запускати низку інших автоматизованих дій вже у самій CRM-платформі.

Автоматичне підтвердження отримання запиту

Наступний етап пов’язаний з підтвердженням заявки. Це важлива стадія, від якої залежить показник конверсії. Без оперативного підтвердження замовлення потенційний клієнт може звернутися до конкурентів.

Завдяки автоматизації менеджерам не доводиться вводити дані ліда на відповідній платформі розсилок (email, SMS), а також постійно складати та надсилати повідомлення. Натомість автоматично виконується ряд операцій:

• Збір контактів потенційного клієнта (адреса електронної пошти, номер телефону).
• Передача необхідної інформації до маркетингових платформ для реалізації розсилки.
• Автоматичне формування та надсилання email або SMS-повідомлення.

Для підтвердження заявки досить часто використовуються SMS-розсилки — вони дозволяють швидко донести меседж до адресата. Приклад такого повідомлення:

«Дякуємо за виявлений інтерес, [Ім’я одержувача]. Ми отримали ваш запит і зв’яжемося з вами найближчим часом»

Як інший популярний спосіб підтвердження використовуються email-розсилки. З їхньою допомогою можна не тільки повідомити потенційного клієнта про початок обробки замовлення, але також надати додаткову інформацію. Наприклад, гайд-інструкцію для самостійного онбордингу, маркетингові матеріали, дайджести тощо.

Ще один ефективний інструмент підтвердження — автоматичний дзвінок через віртуальну АТС. Такий підхід дозволяє миттєво з’єднати менеджера з клієнтом одразу після надходження заявки, що суттєво підвищує шанси на успішне закриття угоди.

Внутрішні сповіщення про появу нового ліда

Завершальна фаза передбачає автоматичне надсилання внутрішніх повідомлень про появу нового звернення чи замовлення. Залежно від параметрів і завдань автоматизації їх отримують співробітники відділів продажів, маркетингу, логістики тощо.

Автоматизоване надсилання повідомлень про нові заявки забезпечує низку вагомих переваг:

• Швидкий трансфер даних підвищує конверсію. Отримавши повідомлення про нового потенційного клієнта, менеджер оперативно відповість на запит, що суттєво підвищує ймовірність успішного закриття угоди.
• Підвищення продуктивності працівників. Менеджерам не потрібно постійно вручну перевіряти наявність нових заявок у CRM чи рекламних кабінетах.
• Злагоджена координація команди. Ефективна та оперативна інформованість робить спільну роботу відділів маркетингу та продажу більш узгодженою та продуктивною.
• Мінімізація кількості втрачених лідів. Зводиться до мінімуму ризик втрати запитів через неуважність чи неузгодженість дій окремих менеджерів («людського фактора»).

Найбільш поширені канали для реалізації внутрішньої комунікації та розподілу завдань:

• Email. Дозволяє надіслати менеджеру електронний лист з усіма необхідними даними для початку обробки нового запиту.
• Месенджери. Активно використовуються популярні месенджери (Slack, Discord, Telegram), що дозволяють надсилати повідомлення окремим співробітникам, а також повідомлення в групи та чати.
• Системи управління задачами. Такі платформи як Trello, Asana, ClickUp часто використовуються для управління завданнями та контролю продуктивності персоналу. Автоматизація дозволяє швидко конвертувати новий лід у картку-завдання.
• SMS. Цей канал також можна використовувати для внутрішньої комунікації. Однак SMS зазвичай є допоміжним повідомленням.

Висновки

Налаштована на базі платформи ApiX-Drive інтеграція дозволяє прискорити та оптимізувати процеси збору та обробки лідів, а також первинну комунікацію з потенційними клієнтами. Використовуючи інтеграції, бізнес має можливість підвищити показники конверсії, ефективно перетворюючи інтерес потенційних клієнтів в успішні угоди. Крім того, впровадження автоматизації дозволяє уникати повторювальних рутинних завдань. Отже, співробітники зможуть зосередитись саме на тих процесах, які приносять бізнесу прибуток.

Для максимальної ефективності рекомендуємо доповнити ланцюжок автоматизації IP-телефонією від Stream Telecom — це дозволить не лише отримувати ліди, але й миттєво зв’язуватися з клієнтами через єдину хмарну інфраструктуру.