Що таке віртуальна АТС, як її налаштувати та підключити

або Як впровадження хмарної телефонії допоможе малому та середньому бізнесу заощаджувати до 60% на зв’язку щомісяця?

У світі бізнесу, де кожна хвилина та кожна копійка мають значення, Віртуальна АТС¹ стала справжньою знахідкою для малих та середніх компаній. Тому є кілька основних причин:

1. економія до 60% на дзвінках щомісяця;
2. висока якість голосового зв’язку;
3. широкий функціонал;
4. відсутність прив’язаності до фізичної адреси;
5. та ще 10+ інших переваг, про які ми докладно розповімо у блоці “переваги хмарної АТС”.

Крім того, налаштування та підключення IP-телефонії для офісу не потребує складних технічних маніпуляцій або великих витрат на обладнання. Не потрібно звертатися за допомогою до IT-фахівців. Все, що вам потрібно, це підключитися до хмарної платформи, такої як Stream Telecom, і почати налаштовувати свою ефективну систему зв’язку.

У цій статті ми розповімо вам все, що потрібно знати про віртуальну АТС перед початком її використання. Ви дізнаєтеся, як вона працює, які переваги надає вашому бізнесу та як обрати та налаштувати її для оптимізації комунікацій.

Всі другорядні теми, що стосуються хмарної телефонії, ми помістили в блок FaQ “Часті питання” в кінці статті

Навігація

1. Що таке Віртуальна АТС
2. Переваги
3. Налаштування та підключення
4. Популярні питання FaQ

Що таке Віртуальна АТС?

Віртуальна АТС — це комунікаційна система, яка дозволяє здійснювати та приймати дзвінки через Інтернет, а не через стаціонарний телефон. Вона являє собою розташовану в хмарі IP-АТС³, яка локально розміщена на хостингу оператора зв’язку. Іншими словами, ви за абонплату віддалено підключаєтесь до серверів провайдера та використовуєте його потужності для спілкування з клієнтами.

ВАТС не потребує встановлення та обслуговування фізичного обладнання у вашому офісі. Ви можете за лічені дні організувати гнучку та швидко масштабовану систему зв’язку без великих початкових та щомісячних витрат.

ВАТС може працювати через різне обладнання, наприклад:

1. IP-телефон. Зовні та функціонально нагадує традиційний телефон, але працює через мережу інтернет.
2. Софтфон. Програмне забезпечення, яке дозволяє зробити з комп’ютера, ноутбука чи мобільного пристрою віртуальний телефон.
3. Гарнітура + монітор. Підключається до ПК, на якому встановлено Софтфон. Є економ версією першого пункту.
4. IP-шлюз. Дозволяє аналоговому телефону зв’язуватися з IP-телефоном через Інтернет.

Ми часто користуємося віртуальною телефонією в повсякденному житті, коли спілкуємося з близькими через месенджери. Однак корпоративний хмарний зв’язок заточений під потреби бізнесу, тому пропонує гнучкі тарифи, широкий функціонал та безліч інтеграцій із популярними системами CRM

Якому бізнесу потрібна віртуальна АТС?

Віртуальна АТС в Україні може бути корисною практично в будь-якому бізнесі, де потрібна ефективна та надійна система хмарної комунікації. Нижче ми виділили кілька прикладів, у яких хмарна телефонія проявляє себе на 110%

1. Малі/середні підприємства, стартапи, приватні підприємці

Для невеликих компаній ВАТС є незамінним інструментів зв’язку. Посудіть самі:

1. не потрібно витрачати великі суми на організацію телефонії, так як вона знаходиться у хмарі, а з апаратури можна обійтися покупкою гарнітури (або взагалі телефонувати зі смартфона);
2. можна легко масштабувати систему, досить просто сповістити свого оператора про те, що ви хочете додати нових користувачів, номери, функції тощо;
3. можна створювати віддалені команди співробітників, щоб їм було зручно працювати з різних робочих місць, будь то домашній офіс, філії або навіть інші країни;
4. широкий функціонал, про який ми докладно поговоримо у окремому блоці статті;
5. висока якість IP-зв’язку;
6. просте налаштування та легке освоєння системи.

Подібна інноваційна технологія дозволяє навіть найменшим компаніям працювати на професійному рівні та надавати своїм клієнтам високе сервісне обслуговування. Цьому сприяють такі функції, як автовідповідач, голосове меню, музика на утриманні, запис розмов та інші можливості, які зазвичай доступні великим компаніям.

2. Кол-центри, контакт-центри та техпідтримка

ВАТС є незамінним інструментом для будь-якої служби підтримки, так як вона може автоматично розподіляти дзвінки, обробляти запити без участі менеджера (IVR-меню⁴), керувати чергою вхідних дзвінків та маршрутизувати дзвінки за різними сценаріями. Додатково систему можна інтегрувати з популярними CRM-системами та чат-ботами.

3. Міжнародні компанії, IT-компанії

Великі компанії використовують хмарну телефонію для:

1. здійснення міжнародних дзвінків за низькими тарифами;
2. створення розподільчих команд;
3. безкоштовних дзвінків між філіями.

Окремо відзначимо, що хмарна телефонія забезпечує високий рівень захисту даних, що особливо важливо для компаній, які працюють із великим обсягом персональної інформації.

Завдяки ВАТС віддалені співробітники підключаються до загальної корпоративної мережі та працюють на відстані без будь-яких перешкод

Переваги використання Віртуальної АТС

Настав час поговорити про найсмачніше. Давайте дізнаємося, чому все більше компаній переносять свою телефонію з локального середовища в хмару. Але для початку подивіться цікаві статистичні дані, які легко можна знайти у відкритих джерелах:

1. 82% компаній повідомили про економію коштів під час переходу в хмару. (Джерело: Майкрософт)
2. 94% підприємств помітили покращення безпеки після переходу на хмару (Джерело: Salesforce)
3. Майже 50% державних організацій використовують хмарні послуги (Джерело: Gartner)

1. Просте налаштування

У порівнянні з підключенням та налаштуванням офісної АТС, віртуальна має ряд переваг. Це швидкість налаштування, її простота та економічна вигода. Однак налаштування ВАТС для компаній різних розмірів все-таки має відмінності. Давайте подивимося на деякі з них:

⠀

Віртуальна телефонія працює скрізь, де є високошвидкісне підключення до Інтернету. Оскільки покупка телефону є необов’язковим пунктом, ви можете відразу розпочати роботу після налаштування системи. У разі покупки VoIP-телефонів, все, що вам потрібно зробити, просто підключити їх. От і все.

Ви завжди можете розраховувати на підтримку та консультації з боку постачальника хмарних рішень. Кваліфіковані фахівці допоможуть вам налаштувати систему згідно з вашими потребами, а також надати технічну підтримку в процесі експлуатації

2. Масштабованість та гнучкість

Хмарна телефонія легко розширюється та адаптується до потреб бізнесу. Як це виглядає на практиці? Уявіть, що ви вже підключили ВАТС, і вам потрібно додати нових співробітників до системи. Замість того, щоб купувати обладнання та проводити складне встановлення/налаштування, ви:

1. Створюйте облікові записи для працівників в адміністративній панелі. Це зазвичай зводиться до введення імені, номера та іншої інформації.
2. Призначаєте працівникам внутрішні номери. Це виконується в кілька кліків.
3. Налаштовує функції, такі як голосова пошта, переадресація дзвінків та інші опції.

Як бачите, потрібно зробити лише три нескладні дії, щоб додати нових користувачів. Також це працює і в зворотний бік, якщо вам потрібно зменшити кількість ліній. Проте зручна масштабованість ВАТС стосується й інших аспектів, наприклад, ви можете:

1. швидко придбати телефонні номери та додати їх до системи;
2. створювати нові відділи та підрозділи, які матимуть свої унікальні номери та функції;
3. легко налаштовувати та змінювати функції для кожного співробітника або групи, щоб відповідати їхнім ролям та завданням.

Завдяки ВАТС ваша компанія зможе швидко реагувати на зміни в бізнесі та масштабувати свою телефонну інфраструктуру без складних та дорогих процесів.

3. Інтеграція з CRM-системою

Інтеграція телефонії та срм системи дозволить бізнесу оптимізувати взаємодію з клієнтами. Ось деякі плюси від такої інтеграції:

1. 1. Робота в одному місці. Після інтеграції ваші співробітники працюватимуть лише у додатку CRM-системи.
   2. Картка клієнта. Під час вхідного дзвінка система відобразить інформацію про клієнта на екрані оператора.
   3. Липкість. При вхідному дзвінку клієнт автоматично буде направлений до співробітника, з яким він спілкувався раніше. Ця функція працює незалежно від того, на який номер компанії було здійснено дзвінок.
   4. Угоди одним кліком. Якщо клієнт має активні угоди, запити або записи в CRM, система автоматично відкриє відповідну сторінку угоди або профілю клієнта одним натисканням. Оператору більше не потрібно гаяти час на пошук потрібної інформації вручну.
   5. Запис розмов та нотатки. Система автоматично зберігає записи розмов і дозволяє робити нотатки у профілі клієнта.
   6. Перенаправлення дзвінків. Оператор може перевести дзвінок на співробітника натисканням однієї кнопки. Функція перехоплення дозволяє взяти на себе дзвінок, який був початково адресований колезі.
   7. Спливаючі нагадування про угоду та дзвінки.

Для малого бізнесу Stream Telecom пропонує інтеграцію телефонії з власною CRM-системою — StreamCRM. Вона розроблена спеціально для невеликих компаній і вміщує все найкраще, що потрібно для професійної роботи з клієнтами. Дізнайтеся більше про цю інтеграцію за кнопкою нижче. Консультація безкоштовна

⠀

4. Вартість використання ВАТС

Якою б технологічною та зручною не була система, для багатьох компаній важливо, щоб вона також була вигідною за ціною. І тут хмарна телефонія знову приємно вражає. Як ми говорили раніше, компанії можуть заощаджувати на зв’язку до 60% щомісяця, тепер давайте подивимося, завдяки чому можливі такі показники.

1. Відсутність обладнання. Ця вигода вже неодноразово згадувалася у статті. Але вона справді економить чимало коштів бізнесу. Використовуючи традиційну телефонію вам потрібно купити, встановити та обслуговувати офісну IP-АТС, гарнітуру, софт та телефонні кабелі. З ВАТС ці витрати зникають, тому що всі функції зберігаються в хмарному сервісі оператора IP-зв’язку, а співробітники можуть використовувати свої смартфони для дзвінків та повідомлень. Якщо ви плануєте розширювати бізнес, можна швидко додавати або прибирати користувачів без потреби у додаткових інвестиціях.
2. Індивідуальні тарифи. Багато провайдерів хмарної телефонії пропонують гнучкі тарифні плани, дозволяючи бізнесу обирати тільки ті функції та послуги, які їм потрібні. З повним пакетом послуг віртуальної АТС від Stream Telecom ви можете ознайомитись тут.
3. Міжнародні дзвінки. Хмарна телефонія працює через інтернет-з’єднання, а не ТСОП, тому виклик не здійснює безліч переходів між різними мережами та операторами. Такий підхід дозволяє бізнесу користуватись нижчими тарифами для міжнародних дзвінків.
4. Безкоштовні внутрішні дзвінки. Багато IP-операторів зв’язку надають безкоштовні внутрішні дзвінки між співробітниками, незалежно від їхнього розташування. Це особливо корисно для компаній із розподіленими командами чи філіями.

Віртуальна телефонія чудовий варіант для будь-якого бізнесу. Це бюджетний варіант для малих компаній. Крім того, вона містить усі необхідні функції, якими підприємства користуються багато років.

5. Висока якість зв’язку

Висока якість зв’язку віртуальної АТС зумовлена декількома факторами.

• По-перше, при передачі звуку через інтернет, віртуальна АТС використовує сучасні аудіокодеки, які стискають та пересилають голосові дані з мінімальною втратою якості.
• По-друге, провайдери хмарної АТС мають високошвидкісні сервери та мережеву інфраструктуру, яка забезпечує стабільне та надійне з’єднання.
• По-третє, у ВАТС застосовуються технології для оптимізації трафіку, такі як QoS (Quality of Service), які пріоритезують голосовий трафік, мінімізують затримки та втрату даних.
• По-четверте, оператори зв’язку використовують географічно розподілені сервери, які обирають оптимальний шлях передачі голосу, що, в свою чергу, також зменшує затримки.

Всі ці фактори разом сприяють високій якості звуку та мінімальним перешкодам під час використання віртуальної АТС.

6. Безпека

Безпека важлива для будь-якого бізнесу, особливо коли йдеться про внутрішні та зовнішні ділові комунікації. І не має значення, велика у вас організація або невеликий бізнес. У цьому блоці ми розповімо, як VoIP захищений від кібератак та витоку даних.

1. Шифрування. ВАТС використовує технології шифрування для захисту передаваємої інформації. Це означає, що вашу розмову або повідомлення буде переведено до спеціального коду, який може “прочитати” лише одержувач.
2. Фільтрування та блокування. Хмарна АТС надає засоби для фільтрації небажаних дзвінків. Також можливе блокування певних номерів.
3. Аутентифікація. Сюди можна віднести паролі, двофакторну аутентифікацію та біометричні методи, що забезпечують додатковий рівень безпеки.
4. Фізична безпека серверів. Провайдери забезпечують найвищий рівень фізичної безпеки своїх серверних центрів.
5. Захист від шахрайства. Інтернет-телефонія надає інструменти виявлення шахрайських дзвінків, таких як спроби заміни номера чи дзвінки з підозрілих джерел.

Віртуальна АТС має високий рівень захисту даних. Провайдери забезпечують регулярне резервне копіювання даних та застосування сучасних заходів безпеки для захисту від несанкціонованого доступу

7. Аналітика та звітність

Які дні тижня найзавантаженіші? Який обсяг дзвінків у святкові дні? Чи потрібно нам наймати більше операторів? На ці запитання можна відповісти лише за допомогою аналітики дзвінків та звітності у реальному часі. Історично склалося, що подібні можливості мали лише великі підприємства. Проте тепер малі компанії можуть використати весь потенціал аналітики для підвищення власної бізнес-ефективності.

І найприємніше: ви можете переглядати звіти в режимі реального часу та аналітику викликів через віддалений доступ у будь-якій точці світу. Ви та ваша команда будете на одній хвилі

8. Інші переваги

Також можна виділити ще кілька менш масштабних, але не менш важливих переваг ВАТС:

1. Віртуальні номери. Ви можете використовувати номери різних країн, навіть якщо ви фізично знаходитесь в іншому місці. Це створює враження присутності у різних регіонах.
2. Багатоканальні номери. ВАТС дозволяє одному номеру обробляти кілька дзвінків одночасно. Ваші клієнти завжди зможуть додзвонитися, навіть якщо одна лінія зайнята.
3. Повідомлення про пропущені дзвінки. Хмарна телефонія реєструє пропущені дзвінки та автоматично надсилає повідомлення електронною поштою або SMS-повідомленням. Тепер жодного виклику не буде втрачено.
4. Автовідповідач. Ви можете налаштувати автоматичне вітання та відповіді на часті запитання, прискорюючи обробку дзвінків.
5. Інтелектуальна маршрутизація дзвінків. Дзвінки будуть рівномірно розподілені між вашими операторами, що дозволить знизити очікування клієнтів та підвищити їхню задоволеність.
6. Оновлення. Оновлення та покращення функцій віртуальної АТС зазвичай автоматично впроваджуються провайдерами.
7. Запис розмов. Ця функція дозволяє вам зберігати та аналізувати розмови з клієнтами для підвищення якості обслуговування та навчання співробітників.

Хмарна телефонія дуже гнучка система з широким функціоналом. Її плюс у тому, що ви платитимете лише за той функціонал, яким безпосередньо користуєтеся. У будь-який момент можна підключити потрібну послугу, відмовитися від неефективної або розробити нову під ваші потреби.

Кроки з налаштування та підключенням віртуальної АТС

Нижче наведено приблизні кроки, які потрібно пройти бізнесу при підключенні та налаштуванні SIP-акаунту. В даному випадку ми вже врахували два пункти: 1) ви знайшли постачальника ВАТС та 2) після консультації ви визначилися, які номери та додаткові функції вам потрібні.

Зверніть увагу, що цей процес може відрізнятися в залежності від провайдера і конкретних умов. Важливо дотримуватись інструкцій провайдера та звертатися за допомогою, якщо виникають питання.

Підбиття підсумків

З цієї статті ви дізналися, чому все більше компаній обирають перейти у хмару. Це вигідно та зручно. Перенісши свої бізнес комунікації у хмару ви:

1. економите на голосовому зв’язку та купівлі обладнання;
2. легко масштабуєте бізнес;
3. надаєте клієнтам першокласне обслуговування;

Ми також обговорили деякі з основних функцій віртуальної АТС, такі як автосекретар, відеоконференції, IVR-меню та ін. Тепер залишилася справа за малим — прийняти рішення перейти на сучасний телефонний зв’язок. Stream Telecom допоможе вам у цьому!

Ми забезпечуємо мережеву та фізичну безпеку високого рівня. Ми маємо 99,99% часу безвідмовної роботи. Відгуки наших клієнтів говорять самі за себе. Отже, якщо ви готові модернізувати свою телефонну систему для бізнесу за допомогою ВАТС, дозвольте Stream Telecom допомогти вам у цьому. Оформіть заявку на зворотний дзвінок за кнопкою нижче і отримайте безкоштовну консультацію від наших експертів.

⠀

FaQ “Поширені запитання”

Тут зібрані різні питання на тему Віртуальної АТС, які могли виникнути у вас під час читання статті.

Навіщо потрібна віртуальна АТС?

ВАТС потрібна для організації сучасного та надійного зв’язку в офісі або створенні віддалених команд. Завдяки роботі через інтернет компанії отримують широкий функціонал, економію на дзвінках та швидку масштабованість. Все це призводить до підвищення продуктивності та конкурентоспроможності бізнесу.

Як працює Віртуальна АТС?

Нижче наведено короткий опис принципу роботи хмарної телефонії “зсередини”.

1. Ініціація дзвінка. Користувач, використовуючи IP-телефон або програмне забезпечення, набирає потрібний номер.
2. Перетворення сигналу. Голосовий сигнал перетворюється на цифровий формат.
3. Кодування та стиск. Далі цифровий сигнал кодується та стискується завдяки алгоритмам стиснення G.711 або G.729. Це дозволяє зменшити розмір даних для більш ефективної передачі через мережу.
4. Пакетизація. Голосові дані розбиваються на пакети, щоб бути переданими через мережу. Кожен пакет отримує заголовок з інформацією про порядок та маршрутизацію.
5. Передача. Пакети голосових даних передаються через Інтернет на ВАТС за допомогою IP-протоколів.
6. Розпакування та декодування. На серверах провайдера пакети розпаковуються та декодуються назад в аудіоформат.
7. Маршрутизація дзвінка. Система Віртуальної АТС аналізує отримані дані, визначає цільового одержувача та маршрутизує виклик до відповідного IP-телефону або ПЗ одержувача.
8. Встановлення зв’язку. Коли дзвінок досягає одержувача, його IP-телефон або Софтфон перетворює цифровий сигнал назад на аналоговий формат, щоб користувач почув голос свого співрозмовника.
9. Спілкування. Далі відбувається обмін голосовою інформацією в обидві сторони за вищеописаним скриптом.

Таким чином, весь процес встановлення дзвінка у Віртуальній АТС включає перетворення, кодування, пакетизацію, передачу по мережі, розпакування, декодування та керування викликом.

Які відмінності хмарної телефонії від офісної АТС?

Нижче наведено розбивку ключових відмінностей між віртуальною телефонною системою та АТС.

Віртуальна телефонія надає просте та швидке рішення. Вона підійде компаніям, які хочуть швидко організувати телефонію з мінімальними витратами на обладнання.

Міні-АТС підійде бізнесу з особливими вимогами та потребами в інтеграції зі своєю існуючою інфраструктурою. Вона може бути спроектована та налаштована під конкретні потреби компанії.

Обидва типи АТС мають свої переваги та недоліки. Вибір між офісною та хмарною АТС залежить від потреб та характеристик вашого бізнесу.

Якщо встановлення традиційного зв’язку виглядає таким дорогим і складним процесом, то чому не використовувати сотовий зв’язок для спілкування з клієнтами замість хмарної АТС?

Використання мобільного зв’язку дуже зручне в приватних цілях, проте для бізнес-завдань вона не підходить через такі недоліки:

1. Обмежені можливості. У стільниковому зв’язку відсутні (або можуть бути важко реалізованими) професійні функції АТС, такі як IVR-меню, переадресація та маршрутизація дзвінків, запис розмов, групові дзвінки, аналітика тощо. Без них високий рівень комунікації з клієнтами та професійний образ компанії зводиться до нуля.
2. Високі витрати на зв’язок. Стільникові оператори зазвичай пропонують невигідні тарифні пакети для бізнесу (порівняно з хмарною АТС). Особливо це відчутно для компаній, які здійснюють багато дзвінків або спілкуються з клієнтами за кордоном. Роумінг та міжнародні дзвінки швидко стануть дорогим задоволенням.
3. Труднощі масштабування. Бізнесу доведеться працювати з багатьма операторами, а це різні контракти та тарифні плани. Можливості бізнес-розширень та додавання нових користувачів можуть бути обмежені. Якщо малий бізнес до 10 співробітників ще так-сяк упорається з цими труднощами, то для великих компаній це буде неефективний бізнес-процес, який потребує багато часу, ресурсів і сил.

Загалом, з появою Інтернету, аналоговий зв’язок та стільниковий з кожним роком втрачає свою актуальність, що підтверджують різні дослідні компанії.

Скільки коштує підключити ІР-телефонію в Україні малому бізнесу?

Підключення коштує від 250 до 1000 грн. залежно від обраного пакету. З повним переліком послуг Stream Telecom ви можете ознайомитись тут.

Які недоліки використання віртуальної АТС?

Як і у будь-якої технології, у віртуальної АТС теж є свої недоліки:

1. Залежність від Інтернету. Віртуальна АТС працює через інтернет, тому будь-які проблеми зі з’єднанням безпосередньо впливають на працездатність системи. Якщо інтернет нестабільний, то якість звуку буде поганою, з’являться перешкоди, шуми на лінії, затримка голосу та ін.  Ми записали цей пункт як недолік, хоча це, швидше, нюанс, який потрібно враховувати при підключенні та вибирати надійного інтернет-провайдера, використовувати Ethernet-підключення, маршрутизатор та QoS (Quality of Service) для пріоритезації голосового трафіку.
2. Залежність від постачальника послуг. Вибір надійного оператора зв’язку дуже важливий, тому потрібно відповідально підходити до його пошуку. Можна почитати відгуки, подивитися, з якими іменитими брендами він працює, які тарифні плани пропонує, як працює його технічна підтримка і чи надає він тестовий доступ.
3. Відсутність тонкого налаштування. Купуючи послугу віртуальної АТС, ви отримуєте готовий продукт, тобто її функціональність може бути обмеженою порівняно з офісними АТС, які можуть бути налаштовані більш гнучко. Цей недолік може стати критичним для бізнесу з особливими вимогами. Проте варто враховувати, що баланс між функціональністю та складністю налаштування — це саме та територія, на якій хмарна АТС виграє. Вона надає достатній набір функцій для більшості компаній, при цьому її налаштування досить просте та зрозуміле. Це дозволяє компаніям економити на складній інфраструктурі та фахівцях, що може бути вирішальним фактором, особливо для малих та середніх бізнесів.