Як успішно впровадити Віртуальну АТС у свій бізнес?

Сьогодні поділимося з вами як ми, в Stream Telecom, підключаємо нових клієнтів до Віртуальної АТС. Які проходимо етапи, з якими труднощами може зіткнутися бізнес на цьому шляху. У будь-якому випадку дана стаття у вигляді кейсу буде пізнавальна для будь-якої компанії, яка щодня спілкується з клієнтами по телефону, месенджерам або поштою.

Stream Telecom – національний оператор бізнес-зв’язку в Україні. Займається підключенням широкого спектру послуг: IP-телефонія, Віртуальна АТС, CRM-система, Колтрекінг, SMS/Viber-розсилка, Robocall, IVR, GetClient та багато іншого.

Етап 1: перше знайомство

Все починається з вивчення потреб бізнесу клієнта та формування завдання. Не всім потрібне однакове рішення на ринку. Для опису підключення ВАТС ми вибрали незвичайного клієнта – Міністерство юстиції з Івано-Франківська. Завдання від клієнта було наступним:

“Організація проекту телефонії для прийняття дзвінків із безкоштовною гарячою лінією 0800 з нуля”

До звернення в Stream Telecom державна установа користувалася застарілим міським зв’язком і лише з чуток знала про IP-телефонію. Для них це був новий досвід. Після багатомісячних обговорень завдань, цін та інвестицій від іноземних партнерів, ми розпочали вирішення завдання.

ㅤ

Етап 2: хід рішення

Тут починається найцікавіше. Цей етап можна умовно поділити на 3 пункти:

  • Купівля нового обладнання.
  • Підключення послуг.
  • Інтеграція з CRM-системою.

Давайте коротко пройдемося по кожному кроці вирішення задачі.

Купівля нового обладнання

Перевага хмарної телефонії полягає в тому, що ви можете заощадити на придбанні нового обладнання. Якщо у вас малий бізнес, можна використовувати існуючий ПК, ноутбук або планшет. Достатньо мати доступ до Інтернету та гарнітуру для спілкування. Середній та великий бізнес купує IP-телефони, маршрутизатори та іншу техніку на власний розсуд.

У нашому випадку Мін’юст з нуля створив кол-центр та безкоштовну гарячу лінію. Для цього завдання були куплені ноутбуки та гарнітура для операторів.

Підключення послуг

Далі підключили ряд послуг телефонії:

  1. Багатоканальний номер 0800. Повністю безкоштовний для клієнтів. Один номер може приймати одночасно до 333 дзвінків.
  2. Мобільний SIP-номер для вихідних дзвінків. Номер не прив’язаний до конкретного пристрою, його можна використовувати будь-де з доступом до Інтернету. Ціни на зв’язок дешевші порівняно з GSM. Додаткові функції: запис дзвінків, переадресація, голосова пошта тощо.
  3. Підключення Альфа-імені для SMS. Міністерство надсилає своїм клієнтам технічні SMS на їх запити. Альфа-ім’я викликає більше довіри у клієнтів, адже вони бачать, що отримують повідомлення від офіційної установи.
  4. Запис унікальних привітань. З перших секунд людина відчує серйозність організації та її відкритість до своїх клієнтів.

Хоча Міністерство юстиції вперше зіштовхнулося з технологією VoIP, проблем у підключенні послуг не виникло.

ㅤ

Інтеграція з CRM-системою

І останній етап — інтеграція. Stream Telecom має 30+ інтеграцій з іншими системами, сервісами, месенджерами. Список постійно поповнюється. Що отримує бізнес від такої синергії?

  1. Робота з дзвінками буде вестись в одній системі.
  2. Запис розмов буде підтягувати відразу в CRM.
  3. Автоматично створюється лід при вхідному дзвінку.
  4. Прив’язка “клієнт-менеджер” з можливістю переадресації виклику.
  5. Дзвінок в 1 клік (Click to Call).
  6. Перегляд усієї історії дзвінків.

Список переваг залежить від вибору CRM-системи. У будь-якому випадку, завдяки інтеграції компанії, включаючи нашого клієнта, не проґавлять жодного дзвінка, оптимізують бізнес-процеси і краще розумітимуть своїх клієнтів.

До речі, нещодавно у нас з’явилася нова інтеграція з Firmao. Це польське хмарне ПЗ для автоматизації процесів CRM/WMS. Призначене для малих та середніх компаній. Завдяки своїй модульній конструкції надає унікальну можливість швидко та легко адаптуватися до конкретних потреб будь-якої компанії. Firmao чудова альтернатива Salesforce, HubSpot, Zoho та Бітрікс24.

Етап 3: результати

У таких кейсах найскладніше залишається за кадром, а саме юридична сторона. Але за підсумком ми отримали гарний результат:

  • Роботу операторів було організовано, всі робочі місця були готові до прийому викликів у призначений за договором термін.
  • Провели навчання роботи з телефонією та її інструментами.
  • Мінімізували кількість пропущених дзвінків із 50% до 10%. Це стало можливим завдяки коригуванню сценаріїв вхідних дзвінків та розширенню робочих місць.

Якщо ви шукаєте надійного провайдера, який береться за проекти будь-якої складності, — звертайтеся до нас у Stream Telecom сьогодні, і почніть користуватися сучасною телефонією вже завтра.