Что такое виртуальная АТС, как ее настроить и подключить

или Как внедрение облачной телефонии поможет малому и среднему бизнесу экономить до 60% на связи ежемесячно?

В мире бизнеса, где каждая минута и каждая копейка имеют значение, Виртуальная АТС¹ стала настоящей находкой для малых и средних компаний. Этому есть несколько основных причин:

1. Экономия до 60% на звонках ежемесячно;
2. Высокое качество голосовой связи;
3. Широкий функционал;
4. Отсутствие привязанности к физическому адресу;
5. и еще 10+ других преимуществ, о которых мы подробно расскажем в блоке “преимущества облачной АТС”.

Помимо этого, настройка и подключение IP-телефонии для офиса не требует сложных технических манипуляций или больших затрат на оборудование. Не понадобится прибегать к помощи IT-специалистов. Все, что вам нужно, это подключиться к облачной платформе, такой как Stream Telecom, и начать настраивать свою эффективную систему связи.

В этой статье мы расскажем вам все, что нужно знать про Виртуальную АТС перед началом ее использования. Вы узнаете, как она работает, какие преимущества предоставляет вашему бизнесу и как выбрать и настроить ее для оптимизации коммуникаций. 

Все второстепенные темы, которые касаются облачной телефонии, мы поместили в блок FaQ “Часто задаваемые вопросы” в конце статьи

Навигация по статье

1. Что такое Виртуальная АТС
2. Преимущества Виртуальной АТС
3. Настройка и подключение
4. Популярные вопросы FaQ

Что такое Виртуальная АТС?

Виртуальная АТС — это коммуникационная система, которая позволяет совершать и принимать звонки через Интернет, а не через стационарный телефон. Она представляет из себя расположенную в облаке IP-АТС³, которая локально размещена на хостинге оператора связи. Иными словами, вы за абонплату удаленно подключаетесь к серверам провайдера и использует его мощности для общения с клиентами.

ВАТС не нуждается в установке и обслуживании физического оборудования в вашем офисе. Вы можете в считанные дни организовать гибкую и быстро масштабируемую систему связи без крупных начальных и ежемесячных затрат.

ВАТС может работать через различное оборудование, например:

1. IP-телефон. Внешне и функционально напоминает традиционный телефон, но работает через сеть интернет.
2. Софтфон. Программное обеспечение, которое позволяет сделать из компьютера, ноутбука или мобильного устройства виртуальный телефон. 
3. Гарнитура + монитор. Подключается к ПК, на котором установлен Софтфон. Является эконом версией первого пункта.
4. IP-шлюз. Позволяет аналоговому телефону связываться с IP-телефоном через Интернет.

Мы часто в повседневной жизни пользуемся виртуальной телефонией, когда общаемся с близкими через мессенджеры. Однако корпоративная облачная связь заточена под потребности бизнеса, поэтому предлагает гибкие тарифы, широкий функционал и множество интеграций с популярными системами CRM

Какому бизнесу нужна Виртуальная АТС?

Виртуальная АТС в Украине может быть полезна практически в любом бизнесе, где требуется эффективная и надежная система облачной коммуникации. Ниже мы выделили несколько примеров, в которых облачная телефония проявляет себя на 110%

1. Малые/средние предприятия, стартапы, частники

Для небольших компаний ВАТС является незаменимым инструментов связи. Посудите сами: 

1. не нужно тратить большие суммы на организацию телефонии, т.к. она находится в облаке, а из аппаратуры можно обойтись покупкой гарнитуры (или вообще звонить со смартфона);
2. можно легко масштабировать систему, достаточно просто оповестить своего оператора о том, что вы хотите добавить новых пользователей, номера, функции и т.п.; 
3. можно создавать удаленные команды сотрудников, чтобы им было удобно работать из разных рабочих мест, будь то домашний офис, филиалы или даже другие страны; 
4. широкий функционал, о котором мы подробно поговорим в отдельном блоке статьи; 
5. высокое качество IP-связи;
6. простая настройка и легкое освоение системы. 

Подобная инновационная технология позволяет даже самым маленьким компаниям работать на профессиональном уровне и предоставлять своим клиентам высокое сервисное обслуживание. Этому способствуют такие функции как автоответчик, голосовое меню, музыка на удержании, запись разговоров и другие возможности, которые обычно доступны большим компаниям. 

2. Колл-центры, контакт-центры и техподдержка

ВАТС незаменимый инструмент для любой службы поддержки, т.к. она может автоматически распределять вызовы, обрабатывать запросы без участия менеджера (IVR-меню⁴), управлять очередью входящих звонков и маршрутизировать вызовы по разным переменным. Дополнительно систему можно интегрировать с популярными CRM-системами⁵ и чат-ботами.

3. Международные компании, IT-компании

Крупные компании используют облачную телефонию для:

1. совершения международных звонков по низким тарифам;
2. создания распределительных команд;
3. бесплатных звонков между филиалами.

Отдельно отметим, что облачная телефония обеспечивает высокую степень защиты данных, что особенно важно для крупных компаний, которые работают с большим объемом персональной информации.

Благодаря ВАТС удаленные сотрудники подключаются к общей корпоративной сети и работают на расстоянии без каких-либо препятствий

Преимущества использования Виртуальной АТС

Пришло время поговорить о самом вкусненьком. Давайте узнаем, по каким причинам все больше компаний переносят свою телефонию из локальной среды в облако. Но для начала посмотрите на интересные статистические данные, которые легко можно найти в открытых источниках:

1. 82% компаний сообщили об экономии средств при переходе в облако. (Источник: Майкрософт)
2. 94% предприятий заметили улучшение безопасности после перехода на облако (Источник: Salesforce)
3. Почти 50% государственных организаций используют облачные сервисы (Источник: Gartner)

1. Простая настройка

В сравнении с подключением и настройкой офисной АТС, виртуальная имеет ряд преимуществ. Это скорость настройки, ее простота и экономическая выгода. Однако настройка ВАТС для компаний разных размеров все-таки имеет отличия. Давайте посмотрим на некоторые из них:

⠀

Виртуальная телефония работает везде, где есть высокоскороскоростное подключение к Интернету. Поскольку покупка телефона является необязательным пунктом, вы можете сразу приступить к работе после настройки системы. В случае покупки VoIP-телефонов, все, что вам потребуется сделать, это просто подключить их. Вот и все.

Вы всегда можете рассчитывать на поддержку и консультации со стороны поставщика облачных решений. Квалифицированные специалисты помогут вам настроить систему согласно вашим потребностям, а также оказать техническую поддержку в процессе эксплуатации

2. Масштабируемость и гибкость

Облачная телефония легко расширяется и адаптируется к потребностям бизнеса. Как это выглядит на практике? Представьте, что вы уже подключили ВАТС и вам нужно добавить новых сотрудников в систему. Вместо того, чтобы покупать оборудование и проводить сложную установку/настройку, вы:

1. Создаете аккаунты для сотрудников в административной панели. Это обычно сводится к вводу имени, номера и другой информации.
2. Назначаете сотрудникам внутренние номера. Это выполняется в несколько кликов.
3. Настраиваете функции, такие как голосовая почта, переадресация звонков и другие опции.

Как видите, нужно сделать всего три несложных действия, чтобы добавить новых пользователей. Также это работает и в обратную сторону, если вам нужно уменьшить кол-во линий. Однако удобная масштабируемость ВАТС касается и других аспектов, например, вы можете:

1. быстро приобрести телефонные номера и добавить их в систему;
2. создавать новые отделы и подразделения, которые будут иметь свои уникальные номера и функции;
3. легко настраивать и изменять функции для каждого сотрудника или группы, чтобы соответствовать их ролям и задачам.

Благодаря ВАТС ваша компания сможет быстро реагировать на изменения в бизнесе и масштабировать свою телефонную инфраструктуру без сложных и дорогостоящих процессов.

3. Интеграция с CRM-системой

Интеграция телефонии и срм системы позволит бизнесу оптимизировать взаимодействие с клиентами. Вот наглядные плюсы от подобной интеграции:

1. Работа в одном месте. После интеграции ваши сотрудники будут работать только в приложении CRM-системы. 
2. Карточка клиента. При входящем звонке система отобразит информацию о клиенте на экране оператора.
3. Липкость. При входящем звонке клиент автоматически будет направлен к сотруднику, с которым он уже общался. Эта функция работает независимо от того, на какой номер компании был совершен звонок. 
4. Сделки одним кликом. Если у клиента есть какие-либо активные сделки, запросы или записи в CRM, система автоматически откроет соответствующую страницу сделки или профиля клиента одним нажатием. Оператору больше не нужно тратить время на поиск нужной информации вручную. 
5. Запись разговоров и заметки. Система автоматически сохраняет записи разговоров и позволяет делать заметки в профиле клиента.
6. Перенаправление звонков. Оператор может перевести звонок на сотрудника нажатием одной кнопки. Функция перехвата позволяет взять на себя звонок, который был исходно адресован коллеге.
7. Всплывающие напоминания о сделка и звонках.

Для малого бизнеса Stream Telecom предлагает интеграцию телефонии с собственной CRM-системой — StreamCRM. Она разработана специально для небольших компаний и вмещает в себя все лучшее, что нужно для профессиональной работы с клиентами. Узнайте больше про данную интеграцию по кнопке ниже. Консультация бесплатна

⠀

4. Стоимость использования ВАТС

Какой бы технологичной и удобной не была система, для многих компаний важно, чтобы она также была выгодной по цене. И тут облачная телефония снова приятно удивляет. Как мы говорили ранее, компании могут экономить на связи до 60% ежемесячно, теперь давайте посмотрим, благодаря чему возможны такие показатели. 

1. Отсутствие оборудования. Эта выгода уже не раз упоминалась в статье. Но она действительно экономит немало средств бизнесу. Используя традиционную телефонию вам нужно купить, установить и обслуживать офисную IP-АТС, гарнитуру, софт и телефонные кабеля. С ВАТС эти расходы пропадают, так как все функции хранятся в облачном сервисе оператора IP-связи, а сотрудники могут использовать свои смартфоны для звонков и сообщений. Если вы планируете расширять бизнес, можно быстро добавлять или убирать пользователей без необходимости в дополнительных инвестициях.
2. Индивидуальные тарифы. Многие провайдеры облачной телефонии предлагают гибкие тарифные планы, позволяя бизнесу выбирать только те функции и услуги, которые им нужны. С полным пакетом услуг виртуальной АТС от Stream Telecom вы можете ознакомиться тут.
3. Международные звонки. Облачная телефония работает через интернет-соединение, а не ТСОП, поэтому вызов не совершает множество переходов между различными сетями и операторами. Такой подход позволяет бизнесу пользоваться более низкими тарифами для международных звонков.
4. Бесплатные внутренние звонки. Многие IP-операторы связи предоставляют бесплатные внутренние звонки между сотрудниками, независимо от их местоположения. Это особенно полезно для компаний с распределенными командами или филиалами.

Виртуальная телефония превосходный вариант для любого бизнеса. Это бюджетный вариант для малых компаний. Кроме того, она содержит все необходимые функции, которыми предприятия пользуются уже много лет. 

5. Высокое качество связи

Высокое качество связи виртуальной АТС обусловлено несколькими факторами.

• Во-первых, при передаче звука через интернет, виртуальная АТС использует современные аудиокодеки, которые сжимают и пересылают голосовые данные с минимальной потерей качества.
• Во-вторых, провайдеры облачной АТС имеют высокоскоростные серверы и сетевую инфраструктуру, которая обеспечивает стабильное и надежное соединение.
• В-третьих, в ВАТС применяются технологии для оптимизации трафика, такие как QoS (Quality of Service), которые приоритезируют голосовой трафик, минимизируют задержки и потерю данных.
• В-четвертых, операторы связи используют географически распределенные серверы, которые выбирают оптимальный путь для передачи голоса, что, в свою очередь, также уменьшает задержки.

Все эти факторы вместе способствуют высокому качеству звука и минимальным помехам при использовании виртуальной АТС.

6. Безопасность

Безопасность важна для любого бизнеса, особенно когда речь идет о внутренних и внешних деловых коммуникациях. И неважно, крупная у вас организация или небольшой бизнес. В этом блоке мы расскажем, как VoIP защищен от кибератак и утечки данных.

1. Шифрование. ВАТС использует технологии шифрования для защиты передаваемой информации. Это означает, что ваш разговор или сообщения будут переведены в специальный код, который может “прочитать” только получатель.
2. Фильтрация и блокировка. Облачная АТС предоставляет средства для фильтрации нежелательных звонков. Также возможно блокирование определенных номеров.
3. Аутентификация. Сюда можно отнести пароли, двухфакторную аутентификацию и биометрические методы, которые обеспечивают дополнительный уровень безопасности.
4. Физическая безопасность серверов. Провайдеры обеспечивают высокий уровень физической безопасности своих серверных центров.
5. Защита от мошенничества. Интернет-телефония предоставляет инструменты для обнаружения мошеннических звонков, таких как попытки подмены номера или звонки с подозрительных источников.

Виртуальная АТС обладает высоким уровнем защиты данных. Провайдеры обеспечивают регулярное резервное копирование данных и применение современных мер безопасности для защиты от несанкционированного доступа

7. Аналитика и отчетность

Какие дни недели самые загруженные? Какой объем звонков в праздничные дни? Нужно ли нам нанимать больше операторов? На эти вопросы можно ответить только с помощью аналитики звонков и отчетности в реальном времени. Исторически сложилось, что подобными возможностями обладали только крупные предприятия. Однако теперь малые компании могут использовать весь потенциал аналитики для повышения своей бизнес-эффективности. 

И самое приятное: вы можете просматривать отчеты в режиме реального времени и аналитику вызовов через удаленный доступ в любой точке мира. Вы и ваша команда будете на одной волне

8. Прочие преимущества

Также можно выделить еще несколько менее масштабных, но не менее важных преимуществ ВАТС:

1. Виртуальные номера. Вы можете использовать номера разных городов или стран, даже если физически находитесь в другом месте. Это создает впечатление присутствия в разных регионах.
2. Многоканальные номера. ВАТС позволяет одному номеру обрабатывать несколько звонков одновременно. Ваши клиенты всегда смогут дозвониться, даже если одна линия занята.
3. Уведомление о пропущенных звонках. Облачная телефония регистрирует пропущенные вызовы и автоматически отправляет уведомление электронной почтой или SMS-сообщением. Теперь ни один вызов не будет упущен.
4. Автоответчик. Вы можете настроить автоматическое приветствие и ответы на часто задаваемые вопросы, ускоряя обработку звонков.
5. Интеллектуальная маршрутизация вызовов. Звонки будут равномерно распределены между вашими операторами, что позволит снизить ожидание клиентов и повысить их удовлетворенность. 
6. Обновления. Обновления и улучшения функций виртуальной АТС обычно автоматически внедряются провайдерами.
7. Запись разговоров. Эта функция позволяет вам сохранять и анализировать разговоры с клиентами для повышения качества обслуживания и обучения сотрудников.

Облачная телефония очень гибкая система с широким функционалом. Ее плюс в том, что вы будете платить только за тот функционал, которым непосредственно пользуетесь. В любой момент можно подключить нужную услугу, отказаться от неэффективной или разработать под ваши потребности новую. 

Шаги по настройке и подключению виртуальной АТС

Ниже приведены примерные шаги, которые нужно пройти бизнесу при подключении и настройки SIP-аккаунта. В данном случае мы уже учли два пункта: 1) вы нашли поставщика ВАТС и 2) после консультации вы определились, какие номера и дополнительные функции вам нужны.

Обратите внимание, что этот процесс может немного различаться в зависимости от провайдера и конкретных условий. Важно следовать инструкциям провайдера и обращаться за помощью, если возникают вопросы.

Подведение итогов

Из этой статьи вы узнали, почему все больше компаний выбирают перейти в облако. Это выгодно и удобно. Перенеся свои бизнес коммуникации в облако вы:

1. экономите на голосовой связи и на покупке оборудования;
2. легко масштабируете бизнес;
3. предоставляете клиентам первоклассное обслуживание;

Мы также обсудили некоторые из основных функций виртуальной АТС, такие как автосекретарь, видеоконференции, IVR-меню и пр. Теперь осталось дело за малым — принять решение перейти на современную телефонную связь. Stream Telecom поможет вам в этом!

Мы обеспечиваем сетевую и физическую безопасность высокого уровня. У нас 99,99% времени безотказной работы. Отзывы наших клиентов говорят сами за себя. Итак, если вы готовы модернизировать свою телефонную систему для бизнеса с помощью ВАТС, позвольте Stream Telecom помочь вам в этом. Оформите заявку на обратный звонок по кнопке ниже, и получите бесплатную консультацию от наших экспертов.

⠀

FaQ “Часто задаваемые вопросы”

Здесь собраны самые разные вопросы на тему Виртуальной АТС, которые могли возникнуть у вас во время чтения статьи.

Зачем нужна Виртуальная АТС?

ВАТС нужна для организации современной и надежной связи в офисе или создании удаленных команд. Благодаря работе через интернет компании получают широкий функционал, экономию на звонках и быструю масштабируемость. Все это приводит к повышению производительности и конкурентоспособности бизнеса. 

Как работает Виртуальная АТС?

Ниже приведено краткое описание принципа работы облачной телефонии “изнутри”.

1. Инициация вызова. Пользователь, используя IP-телефон или ПО, набирает нужный номер.
2. Преобразование сигнала. Голосовой сигнал преобразуется в цифровой формат.
3. Кодирование и сжатие. Далее цифровой сигнал кодируется и сжимается благодаря алгоритмам сжатия G.711 или G.729. Это позволяет уменьшить размер данных для более эффективной передачи через сеть.
4. Пакетизация. Голосовые данные разбиваются на пакеты, чтобы быть переданными по сети. Каждый пакет получает заголовок с информацией о порядке и маршрутизации.
5. Передача. Пакеты голосовых данных передаются через Интернет на ВАТС с использованием IP-протоколов. 
6. Распаковка и декодирование. На серверах провайдера пакеты распаковываются и декодируются обратно в аудиоформат. 
7. Маршрутизация вызова. Система Виртуальной АТС анализирует полученные данные, определяет целевого получателя и маршрутизирует вызов к соответствующему IP-телефону или ПО получателя.
8. Установление связи. Когда вызов достигает получателя, его IP-телефон или Софтфон преобразует цифровой сигнал обратно в аналоговый формат, чтобы пользователь услышал голос своего собеседника.
9. Общение. Далее происходит обмен голосовой информацией в обе стороны по вышеописанному скрипту. 

Таким образом, весь процесс установления звонка в Виртуальной АТС включает преобразование, кодирование, пакетизацию, передачу по сети, распаковку, декодирование и управление вызовом. 

Какие отличия облачной телефонии от офисной АТС?

Ниже приводится разбивка ключевых различий между виртуальной телефонной системой и АТС.

Виртуальная телефония предоставляет простое и быстрое решение. Она подойдет компаниям, которые хотят быстро организовать телефонию с минимальными затратами на оборудование. 

Мини-АТС подойдет бизнесу с особыми требованиями и потребностями в интеграции со своей существующей инфраструктурой. Она может быть спроектирована и настроена под конкретные потребности компании.

Оба типа АТС имеют свои преимущества и недостатки. Выбор между офисной и облачной АТС зависит от потребностей и характеристик вашего бизнеса.

Если установка традиционной связи выглядит таким дорогим и сложным процессом, почему не использовать сотовую связь для общения с клиентами вместо облачной АТС?

Использование мобильной связи очень удобно в частных целях, однако для бизнес задач она не подходит из-за следующих недостатков:

1. Ограниченные возможности. В сотовой связи отсутствуют (или могут быть трудно реализованными) профессиональные функции АТС, такие как IVR-меню, переадресация и маршрутизация звонков, запись разговоров, групповые звонки, аналитика и т.д. Без них высокий уровень коммуникации с клиентами и профессиональный образ компании сводится к нулю.
2. Высокие расходы на связь. Сотовые операторы обычно предлагают невыгодные тарифные пакеты для бизнеса (в сравнении с облачной АТС). Особенно это ощутимо для компаний, которые совершают много звонков или общаются с клиентами за рубежом. Роуминг и международные звонки быстро станут дорогим удовольствием.
3. Сложности масштабирования. Бизнесу придется работать со многими операторами, а это разные контракты и тарифными планы. Возможности бизнес-расширений и добавлений новых пользователей могут быть ограничены. Если малый бизнес до 10 сотрудников еще кое-как справится с этими трудностями, то для крупных компаний это будет неэффективный бизнес-процесс, который будет съедать много времени, ресурсов и сил.

В целом, с появлением Интернета, аналоговая связь и сотовая с каждым годом теряет свою актуальность, что подтверждают разные исследовательские компании. 

Сколько стоит подключить IP-телефонию в Украине малому бизнесу?

Подключение стоит от 250 до 1000 грн в зависимости от выбранного пакета. С полным перечнем услуг Stream Telecom вы можете ознакомится тут. 

Какие есть недостатки использования виртуальной АТС?

Как и у любой технологии, у виртуальной АТС тоже есть свои недостатки:

1. Зависимость от интернета. Виртуальная АТС работает через интернет, поэтому любые проблемы с соединением напрямую влияют на работоспособность системы. Если интернет нестабилен, то качество звука будет плохим, появятся помехи, эхо, шумы на линии, задержка голоса и пр. Мы записали этот пункт как недостаток, хотя это, скорее, нюанс, который нужно учитывать при подключении и выбирать надежного интернет-провайдера, использовать Ethernet-подключение, маршрутизатор и QoS (Quality of Service) для приоритезации голосового трафика. 
2. Зависимость от поставщика услуг. Выбор надежного оператора связи очень важен, поэтому нужно ответственно подходить к его поиску. Можно почитать отзывы, посмотреть, с какими именитыми брендами он работает, какие тарифные планы предлагает, как работает его техническая поддержка и предоставляет ли он тестовый доступ.
3. Отсутствие тонкой настройки. Приобретая услугу виртуальной АТС вы получаете готовый продукт, иными словами ее функциональность может быть ограниченной по сравнению с офисными АТС, которые могут быть настроены более гибко. Этот недостаток может стать критичным для крупного бизнеса с особыми требованиями. Однако стоит учитывать, что баланс между функциональностью и сложностью настройки — это как раз та территория, на которой облачная АТС выигрывает. Она предоставляет достаточный набор функций для большинства компаний, при этом ее настройка достаточно проста и понятна. Это позволяет бизнесу экономить на сложной инфраструктуре и специалистах, что может быть решающим фактором, особенно для малых и средних предприятий.