Що таке IP-телефонія і навіщо вона потрібна бізнесу?

Уявіть, що можна скоротити витрати на зв’язок до 60%, не втрачаючи при цьому якість обслуговування клієнтів. Звучить підозріло, чи не так? Однак це реальні цифри, що підтверджують тисячі користувачів IP-телефонії.

Сьогодні ми поговоримо про сучасний зв’язок для бізнесу та розглянемо такі питання:

1. Що таке IP-телефонія?
2. Для якого бізнесу підійде найкраще?
3. Які має переваги?
4. Чи є підводні камені?
5. Як почати користуватися: налаштування та встановлення?
6. Як вибрати провайдера та на що звертати увагу?

Також ми обговоримо декілька прикладів використання хмарної телефонії для оптимізації бізнес-процесів. І зробимо об’єктивні висновки, чи потрібне воно взагалі вам.

Згідно з дослідженням Cisco, більше 80% компаній вважають айпі-телефонію важливою для своїх бізнес-процесів. Більше того, 68% компаній помітили збільшення продуктивності співробітників завдяки використанню цієї технології

Що таке IP-телефонія?

Якщо говорити максимально простою мовою, то IP-телефонія — це дзвінки через Інтернет. По суті, це всім нам знайоме спілкування в Skype, Viber чи WhatsApp. Всі ці програми є IP-телефонією та працюють завдяки технології VoIP (Voice over Internet Protocol), яка відповідає за передачу голосових даних.

Сьогодні айпі-телефонія є однією з найпоширеніших технологій зв’язку у бізнесі. За даними Statista, у 2020 році у світі було понад 1,3 мільярда користувачів IP-телефонії, а обсяг ринку становив понад 80 мільярдів доларів. Крім того, згідно з дослідженням Frost & Sullivan, до 2024 року очікується, що кількість користувачів IP-зв’язку зросте до 3,5 мільярда.

Навіщо потрібна IP-телефонія?

Інтернет телефонія цікава для бізнесу з кількох причин:

1. Зниження витрат за комунікації. Економія на дзвінках можлива завдяки тому, що тепер виклики будуть йти через інтернет підключення замість традиційних аналогових мереж зв’язку. Докладніше про те, як бізнес на цьому може заощадити, ми поговоримо далі.
2. Якість зв’язку. IP-телефонія забезпечує відмінну якість звуку завдяки технології цифрової передачі голосу, протоколів стиснення та використання широкосмугових каналів. Це дозволяє уникнути перешкод, викривлень та затримок, які можуть виникнути при аналоговій передачі голосу в традиційній телефонії.
3. Розширюваність. У разі потреби можна додати нові лінії без додаткових інвестицій в обладнання.
4. Мобільність. Ви можете організувати віддалені контакт-центри або робочі місця без прив’язки до офісу.
5. Додаткові функції. До них можна віднести автовідповідач, переадресацію дзвінків, відеоконференції, готові інтеграції та ін.

Якому бізнесу потрібна IP-телефонія?

IP-телефонія підходить для будь-якого бізнесу, незалежно від його масштабу та спрямованості. Вона дозволяє суттєво знизити витрати на телефонні дзвінки, забезпечити мобільність співробітників та підвищити ефективність роботи офісу завдяки унікальному функціоналу.

Найбільшу вигоду від використання IP-телефонії отримують компанії, які:

1. займаються продажами чи клієнтським сервісом;
2. мають безліч філій або працюють із віддаленими співробітниками;
3. часто здійснюють дзвінки до інших країн.

Банки, страхові компанії, великі магазини, мережеві ресторани, а також компанії з безліччю відділень та філій використовують IP-телефонію для спілкування між різними відділами та управління великим потоком дзвінків.

Від самого початку IP-телефонію використовували великі компанії для оптимізації бізнес-процесів та економії на зв’язку. Однак сьогодні ця технологія (і її переваги) доступна навіть найменшим компаніям із невеликим бюджетом

Як працює IP-телефонія?

Віртуальна телефонія працює таким чином: голос конвертується в цифровий сигнал і передається через Інтернет завдяки RTP, TCP та SIP-протоколу. На іншому кінці трубки сигнал перетворюється назад у звукові хвилі та чутний голос.

Пару слів про протоколи (інформація для допитливих) 🧐

ІР-телефонія працює завдяки ряду протоколів, які забезпечують передачу голосу через Інтернет.

1. SIP (Session Initiation Protocol) — протокол ініціації сеансу. Використовується для встановлення, зміни та завершення воіп-з’єднань. СІП є стандартом, що широко застосовується в IP-телефонії.
2. RTP (Real-time Transport Protocol) — протокол передачі голосу у реальному часі. RTP забезпечує передачу аудіоданих у вигляді пакетів через мережу.
3. TCP (Transmission Control Protocol) і UDP (User Datagram Protocol). TCP керує передачею даних та гарантує їх доставку у правильному порядку, в той час як UDP швидко передає дані без додаткових перевірок.

Ці протоколи дозволяють IP-телефонії передавати голосову інформацію через Інтернет та забезпечувати стабільний та якісний зв’язок.

Короткий екскурс в історію (інформація для допитливих) 🧐

IP-телефонія є результатом розвитку технологій передачі даних та цифрової обробки голосу. Її історія починається ще 1973 року, коли було створено перші аудіокодеки, що дозволяють стискати голос і передавати його у цифровому вигляді.

🔹 У 1991 року компанія VocalTec створила першу програму для голосового спілкування через Інтернет, названу Internet Phone.

🔹 У 1995 році VocalTec випустила перший IP-телефон Gateway, який дозволяв здійснювати дзвінки між телефонами, підключеними до PSTN (традиційної телефонної мережі) та комп’ютерами, підключеними до Інтернету.

🔹 У 1998 році компанія Cisco Systems випустила перші IP-телефони, спеціально розроблені для бізнесу.

🔹 У 1998 році авіакомпанія Southwest Airlines почала першою використовувати IP-телефонію для обробки дзвінків з різних міст на одній платформі. Це значно покращило якість обслуговування та скоротило час очікування клієнтів у черзі на спілкування з оператором.

Згідно з дослідженню проведеному у 2021 році, понад 60% малих та середніх бізнесів використовують IP-телефонію для зв’язку з клієнтами та оптимізації своїх бізнес-процесів

Переваги IP-телефонії для бізнесу

Раніше ми мимохіть згадували деякі вигоди сип телефонії для бізнесу. Давайте тепер розглянемо їх детальніше, з фактами, цифрами та статистикою. Почнемо з мабуть найважливішого — економії.

1. Зниження витрат на зв’язок

Цю вигоду можна розділити на кілька ключових напрямків.

Міжнародні та міжміські дзвінки

Завдяки тому, що IP-телефонія використовує Інтернет для передачі голосу, ціна дзвінка може бути в кілька разів нижчою порівняно з аналоговим та мобільним зв’язком. Це пов’язано з тим, що інтернет-трафік зазвичай дешевше, ніж вартість використання виділених аналогових ліній.

Крім того, багато провайдерів IP-телефонії пропонують своїм клієнтам гнучкі тарифні плани, які можуть включати:

• безкоштовні дзвінки на певні території;
• хвилинні пакети на дзвінки до різних країн світу.

Також IP-телефонія дозволяє бізнесу заощадити до 90% на дзвінках між географічно віддаленими офісами.

Купівля обладнання

Це важливе питання як для бізнесу, який вже має свою інфраструктуру (стаціонарні АТС), так і для нових компаній. Користувачі аналогового зв’язку чудово знають, наскільки дорого може обійтися організація телефонії. Потрібно багато сил та коштів вкласти в покупку АТС, телефонів, кабелів тощо. Плюс, все це потрібно налаштувати на один лад.

Телефонізація офісу з нуля. Для організації IP-телефонії не знадобляться великих інвестицій в обладнання та інфраструктуру. Достатньо буде встановити програмне забезпечення на комп’ютер і підключити гарнітуру. Так виглядає бюджетний варіант, яким активно користується малий бізнес. Про інші способи телефонувати офіс за допомогою IP-телефонії ми поговоримо далі.

Модернізація аналогової телефонії. Власники аналогового зв’язку можуть перейти на IP-телефонію кількома способами:

• Купівля SIP-шлюзу. Цей пристрій забезпечує зв’язок між IP та традиційною телефонією (PSTN). SIP-шлюз перетворює цифрові дані на аналоговий формат і навпаки. Плюс він загалом покращує якість зв’язку. Докладніше про SIP-шлюз ми писали у цій статті.
• Встановлення софтфону. Знову ж таки, середній та великий бізнес може встановити на комп’ютери/смартфони співробітників ПЗ, щоб вони могли використовувати їх як IP-телефони. Такий підхід дозволяє уникнути витрат на покупку нових телефонів та обладнання.
• Оновлення обладнання. Варіант для тих компаній, які вирішать повністю перейти на сучасний зв’язок. Тут є два способи реалізації: дешевше, де буде достатньо купити IP-телефони, або дорожче, де потрібна IP-АТС, маршрутизатори, комутатори та інше. У кожного повноцінного переходу є свої плюси та мінуси.

В цілому компанії спокійно можуть перейти на IP-телефонію, зберігаючи існуючу інфраструктуру та уникаючи витрат на купівлю нового обладнання.

Обслуговування

Економія на обслуговуванні IP-телефонії пов’язана з тим, що постачальник послуг бере на себе відповідальність за якісну роботу системи. Іншими словами, ви платите за користування послугою, а технічну частину бере на себе оператор зв’язку. Тим самим знімається великий пласт роботи з встановлення, налаштування та підтримки системи у належному стані.

Ось ще кілька вигод, пов’язаних із економією на обслуговуванні айпі телефонії:

1. Масштабованість. Додаткові номери, лінії та функції можуть бути легко додані та видалені через веб-інтерфейс керування.
2. Віддалений доступ до системи. У разі технічних проблем оператор зв’язку може усунути проблему. Це скорочує час простою та знижує витрати на виклик фахівця. Вирішення проблеми зазвичай займає від 30 хвилин до 2 годин.
3. Оновлення ПЗ. Оператор зв’язку постійно займається оновленням програмного забезпечення на серверах.
4. Відсутність переплат. Ви платите лише за ті послуги, які ви використовуєте, а не за всі функції, які може надати віртуальна АТС.

Таким чином, IP-телефонія скорочує витрати на обслуговування та підтримку системи завдяки централізованому управлінню та віддаленому доступу, а також гнучкості та масштабованості системи.

Робота з будь-якої точки світу

Завдяки можливості віддаленої роботи через IP-телефонію компанія може наймати співробітників з інших міст, регіонів або навіть країн, де рівень зарплат нижчий. Тим самим заощадивши на оплаті праці.

Крім того, організація віддаленої роботи може зменшити витрати на оренду та обслуговування офісних приміщень, транспортні, комунальні витрати тощо.

2. Збільшення мобільності та гнучкості бізнесу

Ось кілька переваг IP-телефонії, які підвищують мобільність та гнучкість бізнесу:

1. Можливість переносити номери при переїзді до іншого міста чи країни. Це дозволяє зберегти зв’язок зі старими клієнтами та не втрачати нових.
2. Компанії можуть купити віртуальні номери будь-якої країни та працювати в ній без потреби мати фізичний офіс.
3. За допомогою IP-телефонії співробітники можуть переадресовувати дзвінки на інший номер або групу номерів, що дозволяє швидко і ефективно обслуговувати клієнтів.
4. Співробітники можуть використовувати свої смартфони або планшети як IP-телефони.
5. При масштабуванні бізнесу додавати нові лінії та номери можна без додаткового встановлення обладнання. Робиться це, грубо кажучи, за одним натисканням кнопки.
6. Можливість легко інтегруватися з іншими програмами, такими як електронна пошта, ERP та CRM-системи, чати та ін., що дозволяє ефективніше керувати бізнес-процесами.

Цікавий факт: згідно з дослідженням компанії Cisco, 96% бізнес-лідерів стверджують, що використання IP-телефонії підвищує мобільність та гнучкість їхніх компаній.

3. Висока якість зв’язку

Висока якість звуку IP-телефонії обумовлена кількома чинниками.

🔹 По-перше, при передачі голосу через Інтернет використовується цифрова технологія, яка ефективніше кодує, стискає і передає дані (порівняно з аналоговим зв’язком). Це забезпечує відсутність затримок та переривань у розмові.

🔹По-друге, технологія VoIP підтримує використання кодеків, таких як G.711, G.722, які забезпечують ширший діапазон частот і, відповідно, кращу якість звуку.

🔹По-третє, в IP-телефонії можна використовувати такі додаткові функції, як шумозаглушення та ехокомпенсацію, що також впливає на якість звуку.

Таким чином, висока якість звуку в IP-телефонії обумовлена використанням цифрової технології передачі даних, широкосмугових кодеків, додаткових функцій обробки звуку та високошвидкісної мережі Інтернет.

4. Додаткові функції

IP-телефонія має додаткові функції, які розширюють її можливості та підвищують ефективність бізнесу.

Для використання деяких функцій потрібна інтеграція з іншими системами.

5. Готові інтеграції

Ще однією перевагою IP-телефонії для бізнесу є можливість інтеграції з іншими технологіями.

1. CRM (Customer Relationship Management) — система управління взаємовідносинами із клієнтами. Після інтеграції покращиться обслуговування клієнтів та підвищиться ефективність роботи з ними. Наприклад, дані про клієнтів автоматично спливатимуть під час дзвінка.
2. ERP (Enterprise Resource Planning) — система управління бізнес-процесами та ресурсами організації. Після інтеграції будуть автоматизовані процеси управління замовленнями та складськими запасами.
3. Helpdesk — система управління технічною підтримкою клієнтів. Після інтеграції спроститься процес реєстрації та управління заявками на технічну підтримку.
4. Відеоконференц-системи. Після інтеграції можна організувати повноцінний конференц-зв’язок із використанням відео.
5. Системи аналітики. Потрібні для збирання, зберігання та аналізу великих обсягів даних. Після інтеграції можна збирати та аналізувати дані про дзвінки та використання телефонної системи.

Таким чином, інтеграція IP-телефонії з іншими системами забезпечує більш ефективну та зручну роботу всередині компанії, покращує комунікацію з клієнтами та підвищує якість обслуговування.

Недоліки IP-телефонії для бізнесу

Безумовно, айпі-телефонія має низку переваг, але також є деякі недоліки. Розглянемо деякі з них:

1. Залежність від якості інтернет-з’єднання. Тут все логічно: IP-телефонія працює через Інтернет, тому його швидкість має бути стабільною. Оператор зв’язку зазвичай дає рекомендації з цього питання та проблем зі зв’язком не виникають.
2. Вразливість до кібератак. Деякі зловмисники можуть використовувати IP-телефонію для перехоплення даних, крадіжки інформації, шахрайстві та навіть відмові в обслуговуванні (DDoS-атаки).
3. Залежність від електрики. Якщо у вашому офісі відбудеться збій живлення, IP-телефони просто перестануть працювати.

Щоб уникнути цих недоліків, слід:

• Обирати провайдера послуг, який надає високу якість зв’язку та захист від кібератак.
• Слідкувати за якістю інтернет-з’єднання та переконатися, що воно стабільне для надійної роботи IP-телефонії.
• Забезпечити безперебійне електроживлення, наприклад за допомогою генератора.

Якщо ви врахуєте ці рекомендації, то недоліки IP-телефонії не стануть на заваді ефективному використанню цієї технології у вашому бізнесі.

Як почати користуватися IP-телефонією?

Під час читання статті у вас вже могло скластися деяке розуміння, як організувати IP-телефонію з нуля або на наявній інфраструктурі. У цьому блоці ми дамо покрокову інструкцію, як відбувається підключення та налаштування інтернет-телефонії. Але для початку поставимо жирну крапку у питанні купівлі обладнання.

Необхідне обладнання

У цьому розділі ви дізнаєтеся, яке обладнання вам знадобиться для налаштування IP-телефонії в залежності від розміру вашого бізнесу.

Для малого бізнесу (економ варіант)

Якщо ви хочете організувати IP-телефонію з нуля та у вас невеликий бюджет, вам не потрібно купувати дороге обладнання. Достатньо мати:

1. комп’ютер;
2. навушники з мікрофоном;
3. спеціальне ПЗ*;
4. гарну швидкість інтернету.

Таким чином, ви зможете приймати та здійснювати дзвінки за допомогою ПК та не витрачати гроші на додаткові пристрої.

*спеціальне ПЗ (софтфон) надає оператор зв’язку

Для середнього та великого бізнесу

Якщо ви хочете відразу перевести весь офіс на сучасну телефонію, вам знадобляться IP-телефони. Вони можуть бути різних моделей та виробників, але обов’язково повинні підтримувати стандарт SIP.

Ось так виглядає сучасний SIP-телефон

Крім телефонів, вам може знадобитися покупка наступного обладнання:

1. Хороший маршрутизатор із підтримкою QoS та VPN — для того, щоб гарантувати достатню швидкість інтернету для всіх співробітників та забезпечувати прийнятну якість звуку під час телефонних розмов. QoS віддає пріоритет IP-телефонії над іншими видами трафіку в локальній мережі, а VPN забезпечить безпеку внутрішнього зв’язку.
2. Мережевий комутатор з підтримкою VLAN — для поділу трафіку на різні віртуальні мережі (VLAN), що забезпечить безпеку та продуктивність IP-телефонії.

Цей перелік не є вичерпним. Залежно від конкретних вимог та особливостей бізнесу можуть знадобитися додаткові компоненти або налаштування. Важливо звернутися до професійного оператора зв’язку, щоб отримати консультацію та правильно налаштувати обладнання.

Для бізнесу з аналоговим зв’язком

Якщо у вас вже є офісна АТС і ви хочете перейти на IP-телефонію, необхідно докупити спеціальний пристрій для перетворення сигналу — IP-шлюз. Це допоможе перейти на IP-телефонію, не витрачаючи великих сум на перебудову існуючої інфраструктури.

Налаштування та встановлення

Із обладнанням розібралися. Тепер поговоримо про встановлення та налаштування. Воно може відрізнятися залежно від постачальника послуг, використовуваного обладнання та розмірів вашої організації. Проте, загалом, основні етапи виглядають так:

1. Планування. Проводиться аналіз необхідних вимог та можливих ризиків, оцінка вартості та інше. Визначається, яке обладнання та програмне забезпечення знадобиться для впровадження IP-телефонії.
2. Підключення. Підключення обладнання, проводів та телефонів, налаштування мережі та Інтернет-з’єднання.
3. Налаштування ПЗ. Встановлення та налаштування програмного забезпечення на сервері та комп’ютерах, які будуть використовуватися для керування IP-телефонією.
4. Настроювання телефонних номерів та функцій. Налаштування голосових повідомлень, функцій маршрутизації дзвінків, автовідповідача, голосової пошти, конференц-зв’язку тощо.
5. Тестування. Перевірка функціональності системи, налаштування найважливіших параметрів та тестування якості зв’язку.
6. Навчання співробітників. Навчання користувачів роботі з IP-телефонією, інструктаж щодо використання основних функцій та можливостей.
7. Запуск. Запуск IP-телефонії, перевірка її працездатності та якості зв’язку, а також вирішення можливих проблем.

Після завершення встановлення та налаштування IP-телефонії система буде повністю готова до використання.

Як вибрати провайдера IP-телефонії?

Вибір провайдера IP-телефонії для бізнесу є важливим кроком для переходу на цю технологію. При пошуку постачальника послуг слід звертати увагу на такі критерії:

⠀

Вибір провайдера IP-телефонії для бізнесу залежить від багатьох факторів. Головне переконатися, що оператор зв’язку відповідає вашим потребам та бюджету, а також надає якісний сервіс та підтримку.

Висновок

З упевненістю можна сказати, що IP-телефонія не просто новомодне слово у світі бізнесу. Це новий підхід до комунікацій. Все більше компаній переходять на цю технологію, щоб:

1. зменшити витрати на зв’язок;
2. працювати у віддаленому режимі;
3. покращити спілкування з клієнтами;
4. підвищити ефективність бізнес-процесів.

Зробіть свій бізнес ще більш успішним та конкурентоспроможним за допомогою IP-телефонії від Stream Telecom. Ви отримаєте широкий вибір послуг, безкоштовне налаштування та встановлення, а також компетентне обслуговування та підтримку. Почніть використати нові технології вже сьогодні!