Перехід на нову IP-телефонію – одночасно захоплюючий і серйозний проект. Він обіцяє нові можливості, але також обтяжує невідомістю. А потрапити в халепу нікому не хочеться. Саме тому ми зібрали 6 основних етапів пошуку, настройки і установки VoIP. Після прочитання ви будете почувати себе впевненіше і спокійніше в цьому питанні. 

Ну що ж, сідайте зручніше, ми починаємо!

Етап 1: підготовка і пошук оператора IP-телефонії

На цьому етапі ви проясніть свої потреби, дізнаєтеся про додатковий функції телефонної системи, а також про те, як знайти “свого” оператора SIP телефонії.

1. Для яких потреб вам потрібна телефонія?

Ми щодня спілкуємося з сотнями підприємців. Нерідко виявляється, що у них немає чітко описаних потреб до IP-телефонії. І це проблема. 

До основоположних потреб можна віднести:

• збільшення лояльності клієнтів;
• підвищення прибутку;
• формування іміджу бренду.

З них випливають більш “приземлені” болю, які вирішує VoIP. Наприклад, ви банально хочете зменшити витрати на послуги зв’язку. Або проконтролювати менеджерів з продажу, тому що надходять скарги від клієнтів і т.п.

Також перед пошуком постачальника послуг вам потрібно знати:

• скільки у вас співробітників (локальних і віддалених);
• скільки робочих номерів у вашого бізнесу;
• яка у вас CRM система.

Ці дані у вас 100% буде питати оператор. Тому підготуватися не завадить.

2. Додаткові функції IP-телефонії

Віртуальна АТС відкриває багато можливостей для бізнесу. Не дивно заплутатися у всіх послугах IP-телефонії, які пропонує постачальник послуг. Ось самі топові з них:

• Маршрутизація дзвінків (розумний сценарій). Дозволяє розподіляти дзвінки на співробітників, при цьому враховуючи робочий час, специфіку роботи і завантаженість. 
• IVR (автовідповідач). Послуга надає інформацію клієнту без залучення співробітників. Тим самим знижується навантаження на відділи. У цю послугу входить голосове привітання, яке бере участь у формуванні іміджу.
• Липкість. Дозволяє при вхідному дзвінку з’єднувати клієнта з закріпленим за ним менеджером. Розрізняють ще супер липкість. Це взагалі вищий пілотаж. Новий клієнт закріплюється до певного менеджеру відразу, і весь час буде спілкуватися тільки з ним. 
• Запис розмов. Улюблена функція керівників відділів продажів і контакт-центрів. З нею штрафувати співробітників тепер можна на основі фактів!
• Коллтрекінг. Вузьконаправлена функція. Потрібна бізнесу, який налаштовує рекламу оффлайн / онлайн. Прив’язує унікальний номер до джерела трафіку. З цією функцією ви точно будете знати, скільки клієнтів привернула реклама і яка. 

Ці послуги лише мала частина з великого різноманіття. По суті вам не потрібно ламати голову над тим, які послуги вам будуть потрібні, а які ні. За вас це зробить оператор. Причому на основі ваших же потреб (це ще раз підтверджує важливість їх виявлення). Але мати загальне уявлення про те, які є послуги, – не завадить на етапі пошуку. 

3. Пропускна здатність і організація робочого місця

Так как IP-телефонія працює через Інтернет, то важлива його швидкість. Для надійної передачі голосу через SIP-протокол, дотримуйтесь таких вказівок:

• Пропускна спроможність: 100 кбіт / с на лінію (приклад: для 10 ліній потрібно 1000 кбіт/с або близько 1 Мбіт/с);
• Затримка: 150 мілісекунд або менше;
• Джитер: 20 мілісекунд або менше.

Також вам варто подумати про пристрої зв’язку. Якщо ви займаєтеся консультуванням і спілкуєтеся з клієнтами 24/7, можливо вам потрібно подумати про покупку гарнітури для менеджерів.

Ви прихильник аналогових телефонів? тоді настільні IP-телефони – кращий вибір. Вони безпосередньо підключаються до Інтернету через кабель і мають зручними функціями.

Важливо розуміти, що якість звуку в першу чергу залежить від швидкості Інтернету, і тільки після від якості обладнання. Тому працювати через Wi-Fi – не найкраща ідея.

4. Вивчіть комерційну пропозицію і скористайтеся безкоштовним тестуванням

Більшість з нас хоче виглядати в очах інших з кращого боку. Для бізнесу це ключовий момент. Тому будьте гранично уважними і дивіться крізь пальці на яскраві заяву операторів. Як не попастися на вудку?

• Попросіть постачальника послуг IP-телефонии вислати вам комерційну пропозицію. Вивчіть його. Порівняйте з іншими компаніями і знайдіть найкращий для вас варіант.
• Скористайтеся безкоштовним тестуванням. Всі топові оператори пропонують безкоштовно користуватися будь-якими послугами до 7 днів.
• Звертайтеся з питаннями / проблемами і дивіться, як поводиться служба підтримки. Якщо на ваші запитання ви чуєте мляві “так” або “ні”, проблеми вирішуються більше 30 хвилин (або взагалі не вирішуються), – це серйозний привід припинити співпрацю.

Тим самим ви переконаєтеся, чи підходить вам компанія, щоб потім прийняти остаточне рішення.

Етап 2: міграція та налаштування користувача

Після того, як ви вибрали постачальника послуг, прийшов час поговорити про настройку VoIP. На цьому етапі не буде стресу. Швидко акліматизуватися вам допоможе оператор IP-телефонії.

5. Перенос номера телефона

Практично для всіх компаній номер телефону – це їх особистість. Тому так важливо перенести його в віртуальну АТС. На щастя, цей процес з легкістю вирішить ваш оператор.

Щоб перевести аналогову або мобільний зв’язок в цифрову використовують IP-шлюзи або GSM-шлюзи. Ви можете купити їх самостійно або орендувати місця у оператора. 

Для швидкого перенесення номера в хмарну АТС, рекомендується кілька днів використовувати тимчасові номери.

6. Купівля каналів і налаштування маршрутизації

Важливо розуміти, що IP-телефонія відкриває доступ до багатоканальні. Це означає, що менеджери по одному номеру можуть одночасно здійснювати / приймати дзвінки. Тому вам потрібно визначити, скільки каналів вам знадобиться. Наприклад, у вас один номер і 3 співробітника. Значить вам потрібно купити 3 канали, щоб вони все одночасно могли спілкуватися з клієнтами.

Разом з многоканальностью відкривається ще одне ноу-хау SIP-телефонії – маршрутизація. Ділиться на вхідну і вихідну. Вхідні виклику можна розподіляти на співробітників за специфікою їх роботи, завантаженості і робочого часу. 

Вихідні дзвінки – справа більш тонке і складне. При їх налаштування враховуються такі чинники:

• напрямок дзвінка;
• баланс номерів;
• безкоштовні хвилини.

Правила вихідних дзвінків можна налаштувати однаково для всієї компанії, так і індивідуально для кожного співробітника або відділу. 

У будь-якому випадку вам про всі деталі розповість оператор. Він підкаже, скільки каналів потрібно для вашого бізнесу, а також налаштує телефонію під ваші потреби. 

Висновок

На закінчення хочеться сказати, що успіх переходу, налаштування і безперебійної роботи телефонії безпосередньо залежить від постачальника послуг. 

Найти своего оператора порой также сложно, как найти любовь всей жизни. Нет, ну правда. Именно поэтому не спешите с выбором. Лучше потратить немного времени на анализ и тестирование, чем потом жалеть о потраченных силах и средствах.