Автоматизация обработки заявок: что должно происходить в первые 5 минут после получения лида

Автоматизация обработки заявок от клиентов является одним из наиболее эффективных элементов современного онлайн-бизнеса. Компаниям удаётся в разы сократить время выполнения процессов лидогенерации и повысить продуктивность, что положительно влияет на конверсию и прибыльность. В этой статье мы расскажем о том, какова последовательность событий при реализации автоматизации и какие действия выполняются на каждом этапе в первые 5 минут после получения запроса.

Сбор новых заявок из разных каналов лидогенерации

На первом этапе выполняется автоматический сбор заявок из разных источников. Алгоритмы автоматически отслеживают появление новых лидов, а затем загружают необходимые данные для дальнейшей обработки.

Наиболее распространённые каналы лидогенерации:

Рекламные кампании в социальных медиа (Facebook, TikTok, Instagram).
Целевые страницы и веб-формы.
Email-рассылки.
Чат-боты и онлайн-чаты.

Реализацию автоматизации мы рассмотрим на примере возможностей платформы ApiX-Drive. Этот инструмент отличается низким порогом входа и позволяет создавать интеграции без специальных знаний.

Когда потенциальный клиент отправляет заявку через веб-форму или лид-форму в социальной сети, данные автоматически загружаются в систему и готовы к дальнейшей передаче в необходимые рабочие инструменты и программы. Таким образом, сотрудникам компании не нужно регулярно отслеживать появление новых заявок — они автоматически попадают в процесс обработки.

Оперативная передача данных в CRM-систему

На втором этапе алгоритмы передают контакты и другие сведения о потенциальном клиенте в CRM или в другой инструмент для организации данных (например, Google Sheets).

Набор данных, отправляемых в CRM, чаще всего включает следующие сведения:

Имя и фамилия.
Адрес электронной почты.
Номер телефона (который в дальнейшем может использоваться для автоматического звонка через IP-телефонию).
Детали заказа.
Источник, откуда поступила информация.

Сервис ApiX-Drive позволяет не просто передавать информацию между сервисами в необработанном виде, но и выполнять ряд операций по очистке и подготовке данных. Сюда относятся следующие действия:

Форматирование данных.
Фильтрация данных.
Выполнение математических операций.
Использование логики IF/Else.

После завершения процессов обработки данных алгоритмы автоматически создают лид/задачу/сделку в CRM. Появление новой сущности в системе также может запускать ряд других автоматизированных действий уже внутри самой CRM-платформы.

Автоматическое подтверждение получения запроса

Следующий этап связан с подтверждением заявки. Это важная стадия, от которой зависит показатель конверсии. Без оперативного подтверждения заказа потенциальный клиент может обратиться к конкурентам.

Благодаря автоматизации менеджерам не приходится вручную вводить данные лида на соответствующей платформе рассылок (email, SMS), а также постоянно составлять и отправлять сообщения. Вместо этого автоматически выполняется ряд операций:

Сбор контактов потенциального клиента (адрес электронной почты, номер телефона).
Передача необходимой информации в маркетинговые платформы для реализации рассылки.
Автоматическое формирование и отправка email или SMS-сообщения.

Для подтверждения заявки довольно часто используются SMS-рассылки — они позволяют быстро донести сообщение до адресата. Пример такого сообщения:

«Благодарим за проявленный интерес, [Имя получателя]. Мы получили ваш запрос и свяжемся с вами в ближайшее время»

В качестве другого популярного способа подтверждения используются email-рассылки. С их помощью можно не только уведомить потенциального клиента о начале обработки заказа, но и предоставить дополнительную информацию. Например, гайд-инструкцию для самостоятельного онбординга, маркетинговые материалы, дайджесты и т.д.

Ещё один эффективный инструмент подтверждения — автоматический звонок через виртуальную АТС. Такой подход позволяет мгновенно соединить менеджера с клиентом сразу после поступления заявки, что существенно повышает шансы на успешное закрытие сделки.

Внутренние уведомления о появлении нового лида

Завершающая фаза предусматривает автоматическую отправку внутренних уведомлений о появлении нового обращения или заказа. В зависимости от параметров и задач автоматизации их получают сотрудники отделов продаж, маркетинга, логистики и т.д.

Автоматизированная отправка уведомлений о новых заявках обеспечивает ряд весомых преимуществ:

Быстрая передача данных повышает конверсию. Получив уведомление о новом потенциальном клиенте, менеджер оперативно ответит на запрос, что существенно повышает вероятность успешного закрытия сделки.
Повышение продуктивности сотрудников. Менеджерам не нужно постоянно вручную проверять наличие новых заявок в CRM или рекламных кабинетах.
Слаженная координация команды. Эффективная и оперативная информированность делает совместную работу отделов маркетинга и продаж более согласованной и продуктивной.
Минимизация потерянных лидов. Сводится к минимуму риск потери запросов из-за невнимательности или несогласованности действий отдельных менеджеров («человеческого фактора»).

Наиболее распространённые каналы для реализации внутренней коммуникации и распределения задач:

Email. Позволяет отправить менеджеру письмо со всеми необходимыми данными для начала обработки нового запроса.
Мессенджеры. Активно используются популярные мессенджеры (Slack, Discord, Telegram), позволяющие отправлять сообщения отдельным сотрудникам, а также в группы и чаты.
Системы управления задачами. Такие платформы, как Trello, Asana, ClickUp, часто используются для управления задачами и контроля продуктивности персонала. Автоматизация позволяет быстро конвертировать новый лид в карточку-задачу.
SMS. Этот канал также можно использовать для внутренней коммуникации. Однако SMS, как правило, является вспомогательным уведомлением.

Выводы

Настроенная на базе платформы ApiX-Drive интеграция позволяет ускорить и оптимизировать процессы сбора и обработки лидов, а также первичную коммуникацию с потенциальными клиентами. Используя интеграции, бизнес получает возможность повысить показатели конверсии, эффективно превращая интерес потенциальных клиентов в успешные сделки. Кроме того, внедрение автоматизации позволяет избегать повторяющихся рутинных задач. Таким образом, сотрудники смогут сосредоточиться именно на тех процессах, которые приносят бизнесу прибыль.

Для максимальной эффективности рекомендуем дополнить цепочку автоматизации IP-телефонией от Stream Telecom — это позволит не только получать лиды, но и мгновенно связываться с клиентами через единую облачную инфраструктуру.