Что такое IP-телефония и зачем она нужна бизнесу?

Представьте, что вы можете сократить расходы на связь до 60%, не теряя при этом качество обслуживания клиентов. Звучит подозрительно, не правда ли? Однако это реальные цифры, которые подтверждают тысячи пользователей IP-телефонии (VoIP).

Сегодня мы поговорим про современную связь для бизнеса и рассмотрим такие вопросы:

1. Что такое IP-телефония?
2. Для какого бизнеса подойдет лучше всего?
3. Какие у нее есть преимущества?
4. Есть ли подводные камни?
5. Как начать пользоваться: настройка и установка?
6. Как выбрать провайдера и на что обращать внимание?

Также мы обсудим несколько примеров использования облачной телефонии для оптимизации бизнес-процессов. И сделаем беспристрастные выводы, нужно ли оно вообще вам.

Согласно исследованию Cisco, более 80% компаний считают айпи-телефонию важной для своих бизнес-процессов. Более того, 68% компаний заметили увеличение производительности сотрудников благодаря использованию этой технологии

Что такое IP-телефония?

Если говорить максимально простым языком, то IP-телефония — это звонки через Интернет. По сути, это всем нам знакомое общение в Skype, Viber или WhatsApp. Все эти приложения являются IP-телефонией и работают благодаря технологии VoIP (Voice over Internet Protocol), которая отвечает за передачу голосовых данных.

Сегодня айпи-телефония является одной из наиболее распространенных технологий связи в бизнесе. По данным Statista, в 2020 году в мире было более 1,3 миллиарда пользователей IP-телефонии, а объем рынка составил более 80 миллиардов долларов. Кроме того, согласно исследованию Frost & Sullivan, к 2024 году ожидается, что количество пользователей IP-связи вырастет до 3,5 миллиарда.

Зачем нужна IP-телефония?

Интернет-телефония интересна для бизнеса по нескольким причинам:

1. Снижение затрат на коммуникации. Экономия на звонках возможна благодаря тому, что теперь вызовы будут идти через интернет-подключение вместо традиционных аналоговых сетей связи. Более подробно о том, как бизнес на этом сможет сэкономить, мы поговорим далее.
2. Качество связи. IP-телефония обеспечивает отменное качество звука благодаря технологии цифровой передачи голоса, протоколам сжатия и использованием широкополосных каналов. Это позволяет избежать помех, искажений, задержек и эха, которые могут возникнуть при аналоговой передаче голоса в традиционной телефонии. 
3. Расширяемость. В случае необходимости можно добавить новые линии без дополнительных инвестиций в оборудование.
4. Мобильность. Можно организовать удаленные контакт-центры или рабочие места без привязки к офису. 
5. Дополнительные функции. К ним можно отнести автоответчик, переадресацию звонков, видеоконференции, готовые интеграции и пр.

Какому бизнесу нужна IP-телефония?

IP-телефония подходит для любого бизнеса, независимо от его масштаба и направленности. Она позволяет существенно снизить расходы на телефонные звонки, обеспечить мобильность сотрудников и повысить эффективность работы офиса благодаря уникальному функционалу.

Наибольший профит от использования IP-телефонии получают компании, которые:

1. занимаются продажами или клиентским сервисом;
2. имеют множество филиалов или работают с удаленными сотрудниками;
3. часто совершают звонки в другие страны.

Банки, страховые компании, крупные магазины, сетевые рестораны, а также компании с множеством отделений и филиалов, используют IP-телефонию для общения между разными отделами и управления большим потоком звонков.

Изначально IP-телефонию использовали крупные компании для оптимизации бизнес- процессов и удешевления связи. Однако сегодня эта технология (и ее преимущества) доступна даже самым маленьким компаниям с небольшим бюджетом

Как работает IP-телефония?

Виртуальная телефония работает следующим образом: голос конвертируется в цифровой сигнал и передается через Интернет благодаря RTP, TCP и SIP-протоколу. На другом конце трубки сигнал преобразуется обратно в звуковые волны и слышимый голос.

Пару слов о протоколах (информация для любознательных) 🤓

IP-телефония работает благодаря ряду протоколов, которые обеспечивают передачу голоса через Интернет. 

1. SIP (Session Initiation Protocol) — протокол инициации сеанса. Используется для установления, изменения и завершения воип-соединений. СИП является стандартом, который широко применяется в IP-телефонии.
2. RTP (Real-time Transport Protocol) — протокол передачи голоса в реальном времени. RTP обеспечивает передачу аудиоданных в виде “пакетов” через сеть.
3. TCP (Transmission Control Protocol) и UDP (User Datagram Protocol). TCP управляет передачей данных и гарантирует их доставку в правильном порядке, в то время как UDP быстро передает данные без дополнительных проверок.

Эти протоколы позволяют IP-телефонии передавать голосовую информацию через Интернет и обеспечивать стабильную и качественную связь.

Краткий экскурс в историю (информация для любознательных)🤓

IP-телефония является результатом развития технологий передачи данных и цифровой обработки голоса. Ее история начинается еще в 1973 году, когда были созданы первые аудиокодеки, позволяющие сжимать голос и передавать его в цифровом виде. 

🔹 В 1991 году компания VocalTec создала первую программу для голосового общения через Интернет, названную Internet Phone.

🔹 В 1995 году VocalTec выпустила первый IP-телефон Gateway, который позволял совершать звонки между телефонами, подключенными к PSTN (традиционной телефонной сети) и компьютерам, подключенным к Интернету. 

🔹 В 1998 году компания Cisco Systems выпустила первые IP-телефоны, которые были специально разработаны для бизнеса. 

🔹 В 1998 году авиакомпания Southwest Airlines начала первой использовать IP-телефонию для обработки звонков из разных городов на одной платформе. Это значительно улучшило качество обслуживания и сократило время ожидания клиентов в очереди на общение с оператором.

Согласно исследованию проведенному в 2021 году, более 60% малых и средних бизнесов используют IP-телефонию для связи с клиентами и оптимизации своих бизнес-процессов

Преимущества IP-телефонии для бизнеса

Ранее мы вскользь упоминали некоторые выгоды сип телефонии для бизнеса. Давайте теперь рассмотрим их более детально, с фактами, цифрами и статистикой. Начнем с пожалуй самого важного — экономии.

1. Снижение затрат на связь

Эту выгоду можно разделить на несколько ключевых направлений. 

Международные и междугородние звонки

Благодаря тому, что IP-телефония использует Интернет для передачи голоса, цена звонка может быть в несколько раз ниже, в сравнении с аналоговой и мобильной связью. Это связано с тем, что интернет-трафик обычно дешевле, чем стоимость использования выделенных аналоговых линий.

Кроме того, многие провайдеры IP-телефонии предлагают своим клиентам гибкие тарифные планы, которые могут включать в себя:

• бесплатные звонки на определенные территории;
• минутные пакеты на звонки в разные страны мира.

Также IP-телефония позволяет бизнесу сэкономить до 90% на звонках между географически удаленными офисами. 

Покупка оборудования

Это важный вопрос как для бизнеса, у которого уже есть своя инфраструктура (стационарные АТС), так и для новых компаний. Пользователи аналоговой связи прекрасно знают, как дорого может обойтись организация телефонии. Нужно много сил и средств вложить в покупку АТС, телефонов, кабелей и т.д. Плюс, все это нужно настроить на один лад…

Телефонизация офиса с “нуля”. Для организации IP-телефонии не потребуются крупные инвестиций в оборудование и инфраструктуру. Достаточно будет установить ПО на компьютер и подключить гарнитуру. Так выглядит самый бюджетный вариант, которым активно пользуется малый бизнес. Про другие способы телефонизировать офис с помощью IP-телефонии мы поговорим дальше.

Модернизация аналоговой телефонии. Владельцы аналоговой связи могут перейти на IP-телефонию несколькими способами:

• Покупка SIP-шлюза. Это устройство обеспечивает связь между IP и традиционной телефонией (PSTN). SIP-шлюз преобразовывает цифровые данные в аналоговый формат и наоборот. Плюс он в целом улучшает качество связи. Подробнее про SIP-шлюз мы писали в этой статье.
• Установка софтфона. Опять таки, средний и крупный бизнес может установить на компьютеры/смартфоны сотрудников ПО, чтобы они могли использовать их в качестве IP-телефонов. Такой подход позволяет избежать затрат на покупку новых телефонов и оборудования.
• Обновление оборудования. Вариант для тех компаний, которые решат полностью перейти на современную связь. Тут есть два способа реализации: подешевле, где будет достаточно купить IP-телефоны, или подороже, где нужна IP-АТС, маршрутизаторы, коммутаторы и пр. У каждого полноценного перехода есть свои плюсы и минусы.

В целом, компании спокойно могут перейти на IP-телефонию, сохраняя существующую инфраструктуру и избегая затрат на покупку нового оборудования.

Обслуживание

Экономия на обслуживании IP-телефонии связана с тем, что поставщик услуг берет на себя ответственность за качественную работу системы. Иными словами, вы платите за использование услуги, а техническую часть берет на себя оператор связи. Тем самым снимается большой пласт работы по установке, настройке и поддержании системы в надлежащем состоянии. 

Вот еще несколько выгод, связанных с экономией на обслуживании айпи телефонии:

1. Масштабируемость. Дополнительные номера, линии и функции могут быть легко добавлены и удалены через веб-интерфейс управления. 
2. Удаленный доступ к системе. В случае технических проблем оператор связи может удаленно устранить проблему. Это сокращает время простоя и снижает затраты на вызов специалиста. Решение проблемы обычно занимает от 30 минут до 2 часов.
3. Обновления ПО. Оператор связи постоянно занимается обновлением программного обеспечения на своих серверах.
4. Отсутствие переплат. Вы платите только за те услуги, которые используете, а не за все функции, которые может предоставить виртуальная АТС.

Таким образом, IP-телефония сокращает затраты на обслуживание и поддержку системы благодаря централизованному управлению и удаленному доступу, а также гибкости и масштабируемости системы.

Работа из любой точки мира

Благодаря возможности удаленной работы через IP-телефонию, компания может нанимать сотрудников из других городов, регионов или даже стран, где уровень зарплат ниже. Тем самым сэкономив на оплате труда. 

Кроме того, организация удаленной работы может уменьшить затраты на аренду и обслуживание офисных помещений, транспортные, коммунальные расходы и т.п. 

2. Увеличение мобильности и гибкости бизнеса

Вот несколько преимуществ IP-телефонии, которые повышают мобильность и гибкость бизнеса:

1. Возможность переносить номера при переезде в другой город или страну. Это позволяет сохранить связь со старыми клиентами и не терять новых.
2. Компании могут купить виртуальные номера любой страны и работать в ней без необходимости иметь физический офис.
3. С помощью IP-телефонии сотрудники могут переадресовывать звонки на другой номер или на группу номеров, что позволяет быстро и эффективно обслуживать клиентов.
4. Сотрудники могут использовать свои смартфоны или планшеты в качестве IP-телефонов.
5. При масштабировании бизнеса добавлять новые линии и номера можно без дополнительной установки оборудования. Делается это, грубо говоря, по одному нажатию кнопки.
6. Возможность легко интегрироваться с другими приложениями, такими как электронная почта, ERP и CRM-системы, чаты и др., что позволяет эффективнее управлять бизнес-процессами.

Интересный факт: согласно исследованию компании Cisco, 96% бизнес-лидеров утверждают, что использование IP-телефонии повышает мобильность и гибкость их компаний

3. Высокое качество связи

Высокое качество звука в IP-телефонии обусловлено несколькими факторами.

🔹 Во-первых, при передаче голоса через Интернет используется цифровая технология, которая более эффективно кодирует, сжимает и передает данные (в сравнении с аналоговой связью). Это обеспечивает практически отсутствие задержек и прерываний в разговоре.

🔹 Во-вторых, технология VoIP поддерживает использование кодеков, таких как G.711, G.722, которые обеспечивают более широкий диапазон частот и, соответственно, лучшее качество звука. 

🔹 В-третьих, в IP-телефонии можно использовать такие дополнительные функции, как шумоподавление и эхокомпенсацию, что тоже влияет на качество звука.

Таким образом, высокое качество звука в IP-телефонии обусловлено использованием цифровой технологии передачи данных, широкополосных кодеков, дополнительных функций обработки звука и высокоскоростной сети Интернет.

4. Дополнительные функции

IP-телефония обладает рядом дополнительных функций, которые расширяют ее возможности и повышают эффективность бизнеса.

Для использование некоторых функций потребуется интеграция с другими системами.

5. Готовые интеграции

Еще одним преимуществом IP-телефонии для бизнеса является возможность интеграции с другими технологиями.

1. CRM (Customer Relationship Management) – система управления взаимоотношениями с клиентами. После интеграции улучшится обслуживание клиентов и повысится эффективность работы с ними. К примеру, данные о клиентах будут автоматически всплывать при звонке.
2. ERP (Enterprise Resource Planning) – система управления бизнес-процессами и ресурсами организации. После интеграции будут автоматизированы процессы управления заказами и складскими запасами.
3. Helpdesk — система управления технической поддержкой клиентов. После интеграции упростится процесс регистрации и управления заявками на техническую поддержку.
4. Видеоконференц-системы. После интеграции можно организовать полноценную конференц-связь с использованием видео.
5. Системы аналитики. Нужны для сбора, хранения и анализа больших объемов данных. После интеграции можно собирать и анализировать данные о звонках и использовании телефонной системы.

Таким образом, интеграция IP-телефонии с другими системами обеспечивает более эффективную и удобную работу внутри компании, улучшает коммуникацию с клиентами и повышает качество обслуживания.

Недостатки IP-телефонии для бизнеса

Безусловно, айпи-телефония имеет ряд преимуществ, но также есть и некоторые недостатки. Рассмотрим некоторые из них:

1. Зависимость от качества интернет-соединения. Тут все логично: IP-телефония работает через Интернет, поэтому его скорость должна быть хорошей и стабильной. Оператор связи обычно дает рекомендации по этому вопросу и проблем со связью не возникают. 
2. Уязвимость к кибератакам. Некоторые злоумышленники могут использовать IP-телефонию для перехвата данных, кражи информации, мошенничестве и даже отказе в обслуживании (DDoS-атаки). 
3. Зависимость от электричества. Если в вашем офисе произойдет сбой питания, IP-телефоны просто перестанут работать.

Чтобы избежать этих недостатков, следует:

• Выбирать провайдера услуг, который предоставляет высокое качество связи и защиту от кибератак.
• Следить за качеством интернет-соединения и убедиться, что оно стабильно для надежной работы IP-телефонии.
• Обеспечить бесперебойное электропитание, например, с помощью генератора.

Если вы учтете эти рекомендации, то недостатки IP-телефонии не станут препятствием для эффективного использования этой технологии в вашем бизнесе.

Как начать пользоваться IP-телефонией?

По ходу статьи у вас уже могло сложиться некоторое понимание, как организовать IP-телефонию с нуля или на имеющейся инфраструктуре. В этом блоке мы дадим пошаговую инструкцию, как происходит подключение и настройка интернет-телефонии. Но для начала поставим жирную точку в вопросе покупки оборудования.

Необходимое оборудование

В этом разделе вы узнаете какое оборудование вам понадобится для настройки IP-телефонии в зависимости от размера вашего бизнеса.

Для малого бизнеса (эконом вариант)

Если вы хотите организовать IP-телефонию с нуля и у вас небольшой бюджет, вам не нужно покупать дорогостоящее оборудование. Достаточно иметь:

1. компьютер;
2. наушники с микрофоном;
3. специальное ПО*;
4. хорошую скорость интернета.

Таким образом, вы сможете принимать и осуществлять звонки с помощью ПК и не тратить деньги на дополнительные устройства.

*специальное ПО (софтфон) предоставляет оператор связи

Для среднего и крупного бизнеса

Если вы хотите сразу перевести весь офис на современную телефонию, то вам понадобятся IP-телефоны. Они могут быть различных моделей и производителей, но обязательно должны поддерживать стандарт SIP.

Вот так выглядит современный SIP-телефон

Помимо телефонов, вам может потребоваться покупка следующего оборудования:

1. Хороший маршрутизатор с поддержкой QoS и VPN — для того, чтобы гарантировать достаточную скорость интернета для всех сотрудников и обеспечивать приемлемое качество звука во время телефонных разговоров. QoS позволяет отдавать приоритет IP-телефонии над другими видами трафика в локальной сети, а VPN обеспечит безопасность внутренней связи.
2. Сетевой коммутатор с поддержкой VLAN — для разделения трафика на различные виртуальные сети (VLAN), что обеспечит безопасность и производительность IP-телефонии.

Этот список не является исчерпывающим. В зависимости от конкретных требований и особенностей бизнеса могут потребоваться дополнительные компоненты или настройки. Важно обратиться к профессиональному оператору связи, чтобы получить консультацию и настроить оборудование правильно.

Для бизнеса с аналоговой связью

Если у вас уже есть офисная АТС и вы хотите перейти на IP-телефонию, то необходимо докупить специальное устройство для преобразования сигнала — IP-шлюз. Это поможет перейти на IP-телефонию, не тратя больших сумм на перестройку существующей инфраструктуры.

Настройка и установка

С оборудованием разобрались. Теперь поговорим про установку и настройку. Она может немного отличаться в зависимости от поставщика услуг, используемого оборудования и размеров вашей организации. Однако, в общих чертах, основные этапы выглядят следующим образом:

1. Планирование. Проводится анализ необходимых требований и возможных рисков, оценка стоимости и прочее. Определяется, какое оборудование и программное обеспечение потребуется для внедрения IP-телефонии.
2. Подключение. Подключение оборудования, проводов и телефонных аппаратов, настройка сети и Интернет-соединения.
3. Настройка ПО. Установка и настройка программного обеспечения на сервере и компьютерах, которые будут использоваться для управления IP-телефонией.
4. Настройка телефонных номеров и функций. Настройка голосовых сообщений, функций маршрутизации вызовов, автоответчика, голосовой почты, конференц-связи и т.д.
5. Тестирование. Проверка функциональности системы, настройка наиболее важных параметров и тестирование качества связи.
6. Обучение сотрудников. Обучение пользователей работе с IP-телефонией, инструктаж по использованию основных функций и возможностей.
7. Запуск. Запуск IP-телефонии, проверка ее работоспособности и качества связи, а также решение возможных проблем.

После завершения установки и настройки IP-телефонии система будет полностью готова к использованию.

Как выбрать провайдера IP-телефонии?

Выбор провайдера IP-телефонии для бизнеса является важным шагом при переходе на эту технологию. При поиске поставщика услуг нужно обращать внимание на следующие критерии:

⠀

Выбор провайдера IP-телефонии для бизнеса зависит от многих факторов. Главное убедиться, что оператор связи соответствует вашим потребностям и бюджету, а также предоставляет качественный сервис и поддержку.

Заключение

С уверенностью можно сказать, что IP-телефония не просто новомодное слово в мире бизнеса. Это новый подход к коммуникациям. Все больше компаний переходят на эту технологию, чтобы:

1. уменьшить расходы на связь;
2. работать в удаленном режиме;
3. улучшить общение с клиентами;
4. повысить эффективность бизнес-процессов.

Сделайте свой бизнес еще более успешным и конкурентоспособным с помощью IP-телефонии от Stream Telecom. Вы получите широкий выбор услуг, бесплатную настройку и установку, а также компетентное обслуживание и поддержку. Начните использовать новые технологии уже сегодня!